La Ricerca guidata Documenti e Procedure non legislative opera su due archivi distinti ma collegati: l'archivio dei Documenti e l'archivio delle Procedure non legislative.

I Documenti sono tutti gli atti di natura eterogenea, diversi dai disegni di legge e dagli atti di sindacato ispettivo, prodotti dal Senato (singoli senatori o organi del Senato) o pervenuti al Senato da organi esterni (Presidente della Repubblica, ministeri, organi comunitari, regioni, autorità giudiziaria, singoli cittadini, ecc.).

La maggior parte delle diverse tipologie di documento è identificata da un numero romano (la numerazione è sostanzialmente la stessa da una legislatura all'altra).

Ad esempio, il documento I si riferisce ai messaggi inviati alle Camere dal PdR, il II raccoglie le proposte di modifica al regolamento del Senato, il XXIII identifica le relazioni delle commissioni bicamerali d'inchiesta.

Tradizionalmente, alcune tipologie di documento non sono contraddistinte da un numero romano (cosiddetti documenti non numerati): tra queste, ad esempio, la categoria degli atti del Governo sottoposti a parere parlamentare.

All'interno di ciascuna categoria, numerata e non, ogni singolo atto o documento è identificato da un numero arabo progressivo.

Le Procedure non legislative, analogamente a quanto attiene ai documenti, comprendono sostanzialmente tutte le attività dell'Assemblea e delle Commissioni non riconducibili all'attività legislativa in senso stretto.

Si pensi ad esempio, all'attività consultiva delle commissioni sugli atti del Governo (pareri su schemi di decreto, pareri su nomine), oppure alle indagini conoscitive svolte dalle commissioni o al rapporto di fiducia con il Governo.

Si tratta, evidentemente, di "iter" eterogenei, raggruppati in diverse tipologie che fanno riferimento a precisi articoli del Regolamento del Senato.

Rapporto tra procedure e documenti

Molte procedure nascono da documenti, di cui costituiscono l'iter (ad esempio alla tipologia di documento "Atti del governo sottoposti a parere parlamentare" corrisponde la tipologia procedurale "parere su atti del governo"); alcune procedure "generano" documenti (la procedura "indagini conoscitive" si conclude con un documento conclusivo, corrispondente al documento XVII); altre tipologie di procedure, di solito attinenti al funzionamento degli organi parlamentari, non hanno alcun collegamento con documenti (calendario dei lavori, comunicazioni del Presidente, discorsi di circostanza, sui lavori del Senato o delle commissioni, ecc.)

Nel caso in cui documenti e procedure siano collegati, il rinvio da una scheda all'altra è automatico, con un collegamento presente all'interno della scheda.

La scheda di ciascun documento riporta:

• link al testo formato pdf del documento (se disponibile)*
• gli estremi identificativi dello stesso (tipologia e numero),
• il titolo,
• i riferimenti normativi,
• i dati di presentazione e assegnazione,
• eventuali relatori
• pubblicazione in Gazzetta Ufficiale.

Se il documento è stato oggetto di una procedura, la scheda riporta il link alla scheda di trattazione.

La scheda di ciascuna procedura riporta la tipologia, il titolo tratto dal relativo resoconto, l'organo con la sede e le date di trattazione, l'elenco degli intervenuti, l'esito di eventuali votazioni e la classificazione Teseo. In caso di trattazione da parte dell'Assemblea, in corrispondenza delle date sono disponibili link ai relativi resoconti.

Essa contiene altresì il link alla scheda dei documenti eventualmente oggetto della procedura.

Il motore di ricerca è attivo a partire dalla XIII legislatura.

*I testi dei documenti, raggruppati per tipologia, sono disponibili anche nel canale Leggi e Documenti, alla sezione Attività non legislativa (Elenco documenti)

La maschera di ricerca si compone di una sezione principale aperta e di tre sezioni espandibili: le condizioni di ricerca immesse in sezioni diverse sono tra loro in AND, cioè vengono trovate schede documento e schede procedura per le quali siano soddisfatte contemporaneamente tute le condizioni indicate.

Il contentuo delle sezioni di ricerca espandibili si visualizza cliccando sul relativo titolo.

Per le modalità di immissione delle chiavi di ricerca seguire le indicazioni contenute nei criteri generali.

Nella sezione principale sono previsti i seguenti campi:

Dati documento

In questa sezione sono raggruppati tutti i campi di ricerca afferenti alla scheda DOCUMENTO

• Tipologia. Sono disponibili due diversi elenchi: il primo per i documenti con numero romano (Documenti numerati), il secondo per gli Atti senza numero romano (Documenti non numerati). Agli elenchi si accede mediante il tasto "Seleziona": si può scegliere una singola voce cliccandola con il mouse oppure operare una scelta multipla. La ricerca avverrà in OR. E' possibile anche cominciare a digitare direttamente il titolo nella casella sottostante: il sistema fornirà una lista di suggerimenti con gli atti il cui titolo contiene la stringa digitata.
• Biffando le caselle Tutti i numerati o Tutti i non numerati, si possono effettuare ricerche su, rispettivamente, tutti i documenti con numero romano, o tutti gli altri atti.
• Una volta selezionata una categoria di documento o atto, è possibile indicare il Numero progressivo (arabo) del documento o atto cercato nell'apposita casella. Un'apposita casella di opzione consente di selezionare i soli Documenti trattati.
• Presentazione/Annuncio: sono disponibili una serie di caselle da utilizzare per selezionare l'arco temporale nel quale il documento è stato presentato o annunciato.
• Iniziativa. Occorre selezionare i Senatori, gli organi o le istituzioni presentatori di documenti o atti. E' possibile inserire direttamente il presentatore nella casella a testo libero oppure selezionarlo dall'elenco di appartenenza, tramite il tasto "Seleziona". Dal menu a tendina Cerca come si può restringere la ricerca ai soli primi firmatari.

• Assegnazione. È possibile affinare la ricerca indicando la commissione alla quale è stato assegnato il documento attraverso il campo Commissione. Il dato può essere direttamente digitato oppure impostato utilizzando le liste visualizzate premendo il tasto "Seleziona".

  Subito sotto il campo Commissione, è possibile precisare la sede (consultiva, deliberante, etc.).

• Esito: è possibile effettuare la selezione dall'elenco, accessibile tramite il tasto "Seleziona", che contiene tutti gli esiti codificati nella banca dati (es.; approvato, respinto, accolto/a, favorevole, contrario, ecc.). In alternativa si può digitare l'esito direttamente nel campo apposito.

• Pubblicazione in Gazzetta Ufficiale

  La selezione per pubblicazione in Gazzetta ufficiale può essere effettuata indicando il Tipo atto, scelto tra le tipologie disponibili, per i quali si può indicare anche più opzioni contemporanee, .

  Si può indicare anche il numero dell'atto in numero arabo nella casella n.. e la data (puntuale o un periodo, utilizzando i campi dal e al). La ricerca può essere effettuata anche attraverso gli estremi di pubblicazione della Gazzetta Ufficiale.

Trattazione e interventi

In questa sezione sono raggruppati tutti i campi di ricerca afferenti alla scheda PROCEDURA

• Tipo procedura: il dato può essere direttamente digitato oppure impostato dall'elenco visualizzato premendo il tasto Seleziona. Si può selezionare una singola voce cliccandola con il mouse oppure operare una scelta multipla.La ricerca avverrà in OR.
• Trattazione: per quanto riguarda la trattazione, si può operare una selezione in base alla seduta di trattazione, immettendo i dati nei campi dal, al e Numero seduta. Sono disponibili inoltre due caselle di spunta per raffinare la ricerca riguardo alla trattazione: in Aula e in Commissione. È possibile raffinare la ricerca indicando la commissione nella quale è avvenuta la trattazione della procedura/documento attraverso il campo Commissione. Il dato può essere direttamente digitato oppure impostato utilizzando le liste visualizzate premendo il tasto "Seleziona"
• Interventi: il nominativo può essere direttamente digitato oppure impostato utilizzando le liste visualizzate premendo il tasto "Seleziona". Le liste presenti sono relative a Senatori, Deputati, Governi e membri Governo. La ricerca per persona può essere raffinata selezionando un'opzione nel riquadro In qualità di.
• E' inoltre possibile definire ulteriormente gli interventi per Tipologia d'intervento, mediante le due caselle di spunta: Dichiarazione di voto e Intervento semplice; altrettanto succede per la sede dell'intervento, con le caselle di spunta in Aula e in Commissione.

Classificazione (Sistema TESEO) e riferimenti normativi

• Riferimento normativo In questa sezione è possibile operare una ricerca nelle attività non legislative in base alla norma che prevede la procedura o il documento oppure anche a fondamento del singolo atto. È possibile effettuare la ricerca indicando gli estremi dell'atto normativo attraverso il campo a testo libero: il dato può essere direttamente digitato oppure (opzione consigliata) impostato utilizzando le liste visualizzate premendo il tasto "Seleziona". E' possibile la multiselezione.
• Ricerca per classificazione (sistema TESEO)
• In considerazione della particolarità e rilevanza del sistema TESEO, si rimanda agli approfondimenti sul sistema di classificazione del Senato nelle pagine relative TESEO

Il risultato della ricerca consiste in un elenco di link:

• alle schede Documento, identificate dalla tipologia, dal numero, dal titolo e dalla data di presentazione del documento; eventualmente viene fornito il link alla scheda Procedura collegata
• alle schede Procedura, identificate dal tipo procedura e dal titolo

Cliccando sul link viene visualizzata a nuova finestra la scheda relativa.

In caso di ricerche per parola viene visualizzata la prima frase del documento in cui appaiono le occorrenze ricercate, evidenziate in grassetto

Ordinamento

Le schede Documento sono ordinate per data di presentazione.

Le schede Procedura sono presentate nell'ordine di immissione nel sistema informativo del Senato.

Numero di documenti per pagina

Di default sono visualizzati 10 documenti per pagina. E' possibile aumentare fino a 100 il numero di documenti per pagina.

Raffinamento della ricerca o Nuova ricerca

E' possibile raffinare una ricerca, inserendo ulteriori condizioni di ricerca in quella appena effettuata: cliccando sulla voce Raffina ricerca viene visualizzata la maschera di ricerca giC3A0 compilata, alla quale C3A8 possibile aggiungere ulteriori elementi.

Se invece si desidera impostare una ricerca diversa, occorre cliccare sulla voce Nuova ricerca.

E' possibile restringere il numero dei risultati ottenuti utilizzando i filtri.