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Minerva Web
Bimestrale della Biblioteca 'Giovanni Spadolini'
A cura del Settore orientamento e informazioni bibliografiche
n. 51 (Nuova Serie), giugno 2019

Dieci anni di evoluzione tecnologica nella Biblioteca del Senato

bancone1. Un viaggio nel tempo

2. Postazioni pc e connessione internet

3. Banche dati e Biblioteca digitale

4. Reference e Wiki

5. Sito internet e MinervaWeb

6. Riferimenti bibliografici

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1. Un viaggio nel tempo

Chi si collegava al sito della Biblioteca del Senato nel mese di aprile del 2003, poche settimane prima dell'apertura al pubblico esterno, accedeva ad una pagina (memorizzata nell'archivio online Wayback Machine del progetto di biblioteca digitale Internet Archive) che identificava la Biblioteca con un punto di riferimento a livello nazionale per gli studiosi di storia locale e del diritto italiano: un luogo appartato, occupante una sede di prestigio all'interno di Palazzo Madama, vicina all'Aula parlamentare ma aperta, oltre che ai parlamentari, a ricercatori qualificati che necessitavano di usufruire di specifiche raccolte.

In quelle scarne pagine web (non un sito vero e proprio, ma quasi una bacheca informativa, uno sportello di collegamento con l'esterno tra le ben più sostanziose pagine dell'attività parlamentare) spicca un'immagine che ben rappresenta la diversa atmosfera della sala studio ottocentesca, allestita per la consultazione di grandi quantità di volumi, ancora senza traccia di attrezzature informatiche.

Naturalmente non tutto è cambiato in modo radicale: le collezioni speciali della Biblioteca restano tuttora uno dei suoi fiori all'occhiello, le sale di consultazione - nei nuovi spazi di Palazzo della Minerva - sono ancora attive, anzi sono più ampie e specializzate, l'Emeroteca ha potuto ampliarsi a servire il Polo bibliotecario parlamentare; l'automazione di alcune risorse e servizi era una realtà a Palazzo Madama già negli anni Novanta, sebbene avesse impatto minore sull'attività della Biblioteca. Le non numerose postazioni pc per gli studiosi ammessi al suo interno erano utilizzate prevalentemente per la ricerca nel catalogo, che dal 1994 veniva realizzato anche in formato elettronico, arrivando nel 1999 alla cessazione dell'aggiornamento del catalogo cartaceo a schede mobili (su questi punti si rinvia all'articolo dedicato al tema in questo stesso numero di MinervaWeb).

2. Postazioni pc e connessione internet

Uno dei primi punti che l'apertura al pubblico pose all'ordine del giorno, in conseguenza del trasloco nel Palazzo della Minerva, fu proprio la predisposizione di postazioni informatizzate da cui gli utenti potessero accedere non solo ai dati bibliografici ma ai servizi della biblioteca, alla consultazione delle risorse elettroniche (di cui frattanto iniziava un ingente piano d'acquisizione), alla rete internet e anche alla intranet parlamentare.

La novità rappresentata per il Senato dalla "apertura" della rete non fu di poco conto in un contesto istituzionale in cui le questioni legate alla sicurezza, dunque anche alla sicurezza delle reti, erano da sempre particolarmente sentite. In un primo momento, pertanto, l'accesso internet dalle 21 nuove postazioni pc, allestite per il pubblico nella sala dell'Orientamento e nelle sale di consultazione al primo e secondo piano, fu legato all'utilizzo di una "smart-card", una tessera con microchip univocamente collegata al nome dell'utente iscritto ai servizi della Biblioteca e che gli consentiva, con password giornaliera, di accedere ad una "porzione" di rete dedicata, i cui contenuti venivano poi cancellati automaticamente al termine di ogni sessione di lavoro o dopo pochi minuti di inattività.

pcDal 2006, senza rinunciare all'assegnazione di password, si decise di generarle quotidianamente e di rendere self-service la presa in carico da parte del singolo utente, con risparmio di attrezzature e di tempo, nonché maggior soddisfazione e autonomia degli utenti stessi (si rinvia all'articolo Postazioni pc per il pubblico, in MinervaWeb n. 4, aprile 2006).

Era, questo, uno dei risultati dell'adozione di un sistema di gestione più flessibile, che rese possibile tra l'altro sviluppare uno speciale programma di invio di file per posta elettronica e impostare collegamenti rapidi a risorse e funzioni, anche con una "pagina di benvenuto" costantemente aggiornata, che tuttora funge da guida alle principali informazioni, banche dati, pagine web utili per la ricerca bibliografica e parlamentare.

Negli anni successivi si è cercato di migliorare le funzionalità delle postazioni: l'installazione di una versione più avanzata del software di gestione ha consentito ad esempio di allungare i tempi di stand-by delle sessioni di ricerca, divenute più stabili, e di migliorare il salvataggio dei documenti prodotti dall'utente nel corso della sessione (si rinvia all'articolo Nuove funzionalità delle postazioni al pubblico, in MinervaWeb n. 10, aprile 2007).

A regime, e sempre con la continua collaborazione con il Servizio dell'Informatica, si è voluto inoltre tarare meglio - e per quanto possibile "alleggerire" - i pur inevitabili filtri imposti alla navigazione internet a partire dalle postazioni pc dedicate al pubblico, con conseguente blocco dei soli siti web con certificati inaffidabili, abbinati a spyware, malware, contenuti illegali e così via, ma senza limitare la navigazione alle fonti internet di interesse disciplinare coerente con le collezioni della Biblioteca.

Dalle postazioni pc al pubblico è oggi possibile consultare i cataloghi e le banche dati della Biblioteca, navigare in Internet, utilizzare programmi di videoscrittura e fogli di calcolo, copiare dati su supporti personali, leggere CD, comprimere e decomprimere file, inviare per posta elettronica i risultati delle ricerche effettuate, lanciare stampe dai microfilm delle principali testate quotidiane italiane ed estere o convertire e salvare in formato digitale le immagini dei microfilm stessi. Accanto ad ogni monitor sono predisposte istruzioni per l'utilizzo delle postazioni informatizzate; il personale della Biblioteca è comunque disponibile per una prima assistenza.

Per informazioni di dettaglio si rinvia alla sezione del sito Servizi al pubblico - Accesso alle postazioni informatizzate.

Per quanto riguarda l'accesso alla rete, proprio in questi giorni sono allo studio nuovi "hot spot", ovvero punti di connessione alla rete wi-fi, che fino ad oggi è stata attivata per lo più in concomitanza di eventi (convegni, corsi, presentazioni di libri, ecc.) ospitati dalla Biblioteca. Sarà così più semplice per gli utenti esterni navigare online a partire dal proprio tablet o notebook personale, che al momento può essere di norma utilizzato senza connessione di rete.

3. Banche dati e Biblioteca digitale

Dal punto di vista dei contenuti, nell'accesso alla rete è quasi del tutto venuta meno la distinzione - già in partenza assai limitata - tra la intranet parlamentare e quanto navigabile dall'esterno. Tra le pagine web della Biblioteca, l'unica con risorse accessibili soltanto dalle postazioni in sede (e non per volontà della Biblioteca stessa bensì per precisi accordi commerciali con fornitori ed editori, legati a questioni di copyright) è quella che ospita i collegamenti ad un numero ormai ingente di banche dati di carattere bibliografico, normativo, statistico, enciclopedico, biografico.

Queste risorse, direttamente accessibili dalla "pagina di benvenuto" delle postazioni pc al pubblico, sono elencate nel sito in un'apposita sezione, articolata in riferimento alle diverse tipologie di esigenza informativa cui i vari prodotti rispondono. Per ciascuna, accanto al titolo, viene segnalato il Servizio parlamentare di riferimento cui rivolgersi per eventuali informazioni su copertura e funzionamento del database.

Ed anche in questo molte cose sono cambiate negli ultimi 10 anni: si è passati infatti da un numero alquanto esiguo di risorse elettroniche, acquisite dal Servizio dell'informatica per la rete Senato in modo da coprire le principali esigenze di ricerca normativa e giurisprudenziale, ad alcune decine di database, uno dei quali realizzato quasi "in casa": si tratta di QuId - Quotidiani in digitale (a cura dell'Emeroteca), archivio digitale di 19 testate italiane scansionate (formati .pdf e .tiff) dalle collezioni della Biblioteca del Senato, con coperture a partire dal 2008 e una specifica maschera di ricerca.

Un punto di svolta nella disponibilità di fonti informative elettroniche si ebbe nel 2007 con la cooperazione della Biblioteca della Camera nell'ambito del Polo bibliotecario parlamentare.

Senato e Camera, pur disponendo di piattaforme tecnologiche diverse, elaborate in tempi in cui i rapporti tra i due rami del Parlamento erano meno stretti da un punto di vista funzionale, iniziarono a stipulare con i fornitori accordi tali da garantirsi reciprocamente l'accesso ad una buona parte delle banche dati acquisite dall'una o dall'altra istituzione.

Conseguentemente all'accrescimento del numero complessivo di database accessibili, si sentì l'esigenza di chiarire agli utenti le potenzialità e le opzioni di ricerca offerte da questo complesso informativo articolato, in cui alla varietà di produttori e aggregatori delle risorse elettroniche corrispondevano diversità di interfacce, formati, metadati, funzionalità.

In un primo momento, le due biblioteche parlamentari predisposero per gli utenti del Polo agili guide a stampa al rispettivo patrimonio digitale. Il servizio di reference della Biblioteca del Senato realizzò, a partire dal 2008, schede illustrative cartacee riportate anche in pdf sul sito della Biblioteca, a corredo di ciascuna banca dati: fornivano, in forma schematica, notizie sul contenuto della risorsa, l'ente o istituto produttore, consigli e suggerimenti per un impiego ottimale (si rinvia all'articolo Repertorio delle schede illustrative delle banche dati, in MinervaWeb n. 19, ottobre 2008).

Il repertorio, nato come strumento di orientamento e per facilitare la consultazione, è stato gradualmente dismesso (nonostante qualche Guida in formato pdf sia ancora accessibile dalla pagina di presentazione di una ventina di banche dati), non solo per le difficoltà di aggiornamento che uno strumento di per sé "statico" comportava a fronte della grande vitalità di risorse elettroniche in continuo divenire, ma soprattutto per le novità sopraggiunte a livello di Polo bibliotecario parlamentare.

Dal punto di vista dell'armonizzazione delle risorse, infatti, il principale progetto degli ultimi anni è rappresentato dalla Biblioteca digitale ospitata sul sito Parlamento.it: ipotizzata nel 2007, in sperimentazione dal 2011, attivata nel 2012 sia per gli utenti esterni, sia ai fini dell'intensa attività di ricerca e documentazione svolta dagli uffici parlamentari, questo strumento ha consentito di condividere l'accesso (e di coordinare tra le due biblioteche le relative attività gestionali) a migliaia di periodici elettronici, spogliati dalle banche dati già in abbonamento, ma oggi accessibili indipendentemente dal singolo fornitore, grazie ad una maschera di "ricerca federata" che lancia un'interrogazione simultanea e propone risultati più omogenei in un'unica interfaccia, rendendo per la prima volta consultabili da ciascuna biblioteca del Polo anche un buon numero delle risorse elettroniche acquisite dall'altra.

Le due principali modalità di ricerca sono quella che interroga i database a livello del singolo articolo spogliato, indirizzando al testo completo quando disponibile (opzione Cerca articoli/full-text), e quella che verifica la disponibilità delle testate in formato elettronico (opzione Elenco dei periodici elettronici), indicandone la fonte (la piattaforma fornitrice e la relativa copertura) e localizzandone la versione cartacea.

Per approfondire l'argomento rinviamo - oltre che alle pagine di presentazione e accesso - al servizio e alle istruzioni per l'utilizzo - agli articoli La Biblioteca digitale del Polo bibliotecario parlamentare, in MinervaWeb n. 7 (Nuova Serie), febbraio 2012, e La Biblioteca digitale ad un anno dalla sperimentazione, in MinervaWeb n. 14 (Nuova Serie), aprile 2013.

Si sottolinea che per realizzare la Biblioteca digitale, pur rivolgendosi a un software esistente sul mercato, si è optato per una soluzione molto personalizzabile, sia per meglio piegare uno strumento nato per il mercato internazionale alle concrete esigenze della documentazione giuridica e della tradizione bibliografica italiana, sia per contenere il costo dell'abbonamento integrando il prodotto con un consistente lavoro di implementazione che ha visto costantemente impegnati due uffici delle biblioteche di Senato e Camera dei deputati.

È oggi allo studio, per potenziare i risultati ottenuti con la Biblioteca digitale, l'adozione di soluzioni tecnologiche innovative nella prospettiva di una ancor più analitica indicizzazione delle risorse elettroniche e, soprattutto, di una sempre maggiore integrazione tra le collezioni digitali delle due biblioteche: si prevede, tra l'altro, di unificare sul sito del Polo bibliotecario le informazioni e le vie di accesso alle banche dati, oggi ospitate sulle pagine web della singola biblioteca acquirente.

Si può affermare, dunque, che proprio l'attività del Polo bibliotecario parlamentare rappresenti uno dei gradi più alti del coordinamento funzionale tra due amministrazioni, quelle parlamentari, che pur rimanendo distinte e diversamente strutturate rispondono ai medesimi scopi istituzionali. È anche grazie a tale cooperazione che si riesce a controbilanciare gli effetti negativi dei drastici tagli di risorse finanziarie che, soprattutto nell'anno appena trascorso, hanno colpito anche la Biblioteca del Senato.

4. Reference e Wiki

Una delle ricadute positive della Biblioteca digitale è stato il potenziamento del servizio di reference (si veda la relativa voce nel Glossario di MinervaWeb n. 2, settembre 2005), che ha potuto sia velocizzare ed espandere le ricerche svolte per i parlamentari, sia reindirizzare più facilmente gli utenti al reperimento in rete delle pubblicazioni di loro interesse.

La realizzazione di un servizio di reference strutturato è stata, del resto, una delle principali conseguenze dell'apertura al pubblico della Biblioteca, la quale si era già in precedenza dotata di uno sportello informativo virtuale per le ricerche specialistiche di storia locale e storia del diritto, centrate sui fondi speciali (servizio tuttora attivo all'indirizzo storialocale@senato.it), mentre il personale addetto ai servizi di distribuzione e prestito, con l'ausilio dei documentaristi parlamentari di turno, a Palazzo Madama era più che sufficiente per gestire il flusso delle richieste degli utenti istituzionali.

L'afflusso di un crescente numero di utenti esterni, sin dai primi mesi della nuova vita della Biblioteca, motivava invece lo sviluppo di un reference "a due livelli", da un primo orientamento a un servizio di assistenza più specializzato, realizzato in una prima fase soprattutto con la presenza dei documentaristi parlamentari nella sala di accoglienza del pubblico, ma gradualmente sempre più svolto a distanza, sia per far fronte alla diminuzione di personale, sia appunto per l'effettivo impatto delle risorse digitali su ogni attività di ricerca, reperimento, comunicazione dell'informazione: è stato così possibile ottimizzare le risorse senza rinunciare alla consulenza specializzata su specifiche esigenze di ricerca, per appuntamento e su richiesta dell'utente.

Dal punto di vista tecnologico, l'attività di reference si è avvalsa delle maggiori possibilità di comunicazione offerte dalla disponibilità di materiale bibliografico in forma digitale, anche realizzando guide online per sostituire o affiancare l'allestimento di brochure e guide cartacee: opuscoli scaricabili in formato pdf ma con link attivi alle fonti informative di riferimento (come nel caso del Prontuario per la ricerca degli Atti parlamentari italiani), ma anche risorse di indirizzamento ai principali database in rete, ospitate da questo mese in una rinnovata sezione in progress del sito web della Biblioteca, Guida alla ricerca.

L'attività di individuazione e selezione di risorse di rete si è tradotta tra il 2004 e il 2008 anche in collaborazioni con il Ministero per i beni e le attività culturali, nell'ambito del Progetto Mi.NeR.V.A., per realizzare una Directory of European and national rules on Web Applications, edited by the Research Staff of the Italian Senate Library: un repertorio di siti internet istituzionali e di norme e regole in ambito europeo circa le applicazioni per il Web pubblico (non più aggiornato ma tuttora visibile in rete).

Di lì a poco, la Biblioteca avviava una riflessione anche al proprio interno sulle nuove tecnologie partecipative tipiche del cosiddetto "Web 2.0" e sulle loro possibili applicazioni nel lavoro di mediazione dell'informazione. È proprio nell'ambito del lavoro di accoglienza, orientamento e informazioni bibliografiche, che si decideva quindi di inaugurare nel 2009, benché solo per la comunicazione tra lo staff, una piattaforma Wiki gratuita (i cui contenuti sono prodotti, fruiti e aggiornati in modo collaborativo da tutti coloro che vi hanno accesso) per condividere informazioni e procedure o pianificare momenti di formazione e aggiornamento del personale (su questo punto si rinvia all'articolo La Biblioteca del Senato e il Web 2.0, in MinervaWeb n. 23, giugno 2009).

Tra le prospettive future del servizio figura l'attivazione di un modulo che gli utenti possano compilare in internet per sottoporre richieste al servizio di reference della Biblioteca del Senato senza telefonare o mandare un'email agli indirizzi indicati sul sito, come adesso normalmente avviene.

5. Sito internet e MinervaWeb

Il sito internet stesso è stato, negli ultimi 10 anni, oggetto di una profonda revisione dentro e fuori la Biblioteca. Nel 2004, all'indomani della legge 4/2004: "Disposizioni per favorire l'accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici" e in ottemperanza agli standard di accessibilità e usabilità in essa indicati, l'intero sito Senato.it è stato ristrutturato secondo linee guida più moderne per ospitare contenuti multimediali, servizi per l'informazione in tempo reale (es. feed RSS), funzionalità di ricerca più efficaci all'interno del sito stesso e nelle banche dati specialistiche di fonte parlamentare, che gradualmente si andavano implementando.

Dal punto di vista della redazione materiale delle pagine web, l'utilizzo di un content management system ha consentito - pur senza rinunciare ad un coordinamento centrale - di rendere sempre più autonomi i singoli Servizi nella gestione delle informazioni da pubblicare in rete. In particolare per un servizio come la Biblioteca, in un momento di espansione e proiezione di sé verso un pubblico esterno, questa opportunità è stata fondamentale. Come già per il sito del Senato, anche le pagine della Biblioteca, pur non tralasciando un ruolo informativo e segnaletico relativamente ad attività e servizi, non hanno mai voluto porsi come semplice 'vetrina', bensì come punto d'accesso a ricchi contenuti: grazie al contributo dei singoli uffici, offrono oggi un'ampia gamma di risorse per gli studiosi, in particolare per quanto attiene ai fondi speciali, alla digitalizzazione di testi rari, alle preziose collezioni di giornali.

Il decennio dall'apertura al pubblico della Biblioteca segue da vicino un ulteriore cambiamento nel sito internet: il passaggio da un sito statico ad uno dinamico e la conseguente riorganizzazione della struttura interna dei contenuti, in nome di maggiori capacità di aggiornamento e ricerca, stanno coinvolgendo anche lo staff della Biblioteca nella riproposizione di contenuti al passo coi tempi. È allo studio per i prossimi mesi un restyling che dovrebbe partire dalla homepage www.senato.it/biblioteca per rendere più visibili e accessibili gli ormai numerosi contenuti digitali ospitati in rete e più intuitivi i servizi della Biblioteca stessa.

In ultimo, il sito della Biblioteca ha ospitato già dal 2005 le pagine da cui scriviamo: MinervaWeb, nato come newsletter inizialmente anche in formato cartaceo, a partire dal 2011 è stato ristrutturato nella veste grafica e nei contenuti come bimestrale online di attualità e approfondimento. A scorrerne a ritroso l'indice per rubrica, proprio MinervaWeb si rivela un singolare punto d'osservazione dello sviluppo anche tecnologico della Biblioteca del Senato.

Sin dal primo numero infatti, nel giugno del 2005, erano presenti due rubriche di carattere illustrativo, riprese entrambe nella seconda serie e ancora attive: Scaffale digitale (espressamente dedicata alle novità nel panorama delle banche dati acquisite in abbonamento) e Biblioteca in uso (che, pur genericamente pensata per spiegare diversi aspetti del lavoro e dei servizi di biblioteca, ha spesso finito per ospitare notizie e chiarimenti sui servizi digitali).

Con il 2009 si aggiungeva una nuova rubrica, Biblioteca 2.0, finalizzata a presentare e talvolta a discutere le nuove sfide che la rete e il digitale propongono a chiunque lavori nel delicato settore della mediazione informativa in biblioteca e fuori, occupandosi di volta in volta di blog (ottobre 2009), siti web pubblici (dicembre 2009 e aprile 2010), governance di internet (ottobre 2010), Facebook (giugno 2010), ebook (giugno 2011), copyright (agosto 2012).

Anche la rubrica Glossario, inizialmente schematica e centrata sulle principali nozioni biblioteconomiche per avvicinare il grande pubblico ai servizi della nuova sede della Biblioteca, virava spesso, talvolta proprio in connessione con la rubrica Biblioteca 2.0, sulla terminologia basilare dei cataloghi elettronici (giugno 2005), dell'open access (aprile 2006), della biblioteca digitale (giugno 2006), per poi giungere a più corposi lemmari circa il Web 2.0 (aprile 2010) o ancora - nella nuova serie - sulle complesse e correlate questioni che coinvolgono i libri elettronici e le relative modalità di fruizione e gestione dei diritti in ambio digitale (giugno 2011, giugno e agosto 2012).

6. Riferimenti bibliografici

È, dunque, proprio a MinervaWeb che si rinvia per un percorso di approfondimento nella storia almeno degli ultimi otto anni della Biblioteca del Senato. È facile scorrerne i contributi a partire dall'Indice generale per rubrica (cumulativo dei numeri della prima e seconda serie), dall'indice cronologico della prima serie o dal box "Archivio" disponibile nel margine destro della pagina web che ospita il numero corrente.

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