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Amministrazione - Uffici e Servizi

Terza area

Servizio degli Affari internazionali

Ufficio dei rapporti con le istituzioni dell'Unione Europea

1. Provvede, in collegamento con i corrispondenti Uffici della Camera dei deputati, a mantenere i rapporti con le istituzioni dell'Unione Europea e gli uffici di rappresentanza di tali istituzioni in Italia, nonché con i competenti organi ministeriali. Cura, in collaborazione con gli altri Uffici e Servizi dell'Amministrazione, gli adempimenti connessi alle procedure di collegamento con gli Organi comunitari previste dal Regolamento del Senato.

2. Provvede alla raccolta ed alla classificazione degli atti normativi e di tutti i documenti comunitari, segnalandoli tempestivamente alle Commissioni competenti per materia; compie le ricerche e gli studi ad essi relativi; pubblica l'indice analitico degli atti preparatori della legislazione dell'Unione Europea e cura e aggiorna i sistemi di informazione relativi alle materie comunitarie, usufruendo anche delle moderne tecnologie.

3. Fornisce studi e ricerche in materia comunitaria alle Commissioni, nonché, su richiesta, anche ai Gruppi parlamentari ed ai singoli Senatori.

Ufficio dei rapporti con gli Organismi internazionali

1. Provvede, in collegamento con i corrispondenti Uffici della Camera dei deputati, alla segreteria delle rappresentanze parlamentari italiane presso le Assemblee parlamentari delle Organizzazioni internazionali.

2. Assiste il Segretario Generale in occasione di manifestazioni, convegni e conferenze internazionali.

3. Mantiene i rapporti con tutti gli altri Organismi internazionali, provvedendo all'acquisizione di tutti gli atti e documenti relativi alla loro attività, in quanto possa interessare l'attività del Senato.

Ufficio per le relazioni interparlamentari

1. Cura i rapporti con i Parlamenti di Stati esteri in collegamento con i corrispondenti Uffici della Camera dei deputati e del Ministero degli Affari esteri.

2. Fornisce assistenza procedurale e documentale alle delegazioni parlamentari e ai Senatori inviati in missione dal Presidente in Italia e all'estero.

3. Cura le pratiche necessarie ad assicurare la partecipazione dei Senatori ai lavori dell'Unione interparlamentare.

4. Provvede, in collaborazione con l'Ufficio dei rapporti con gli Organismi internazionali, alla segreteria delle rappresentanze parlamentari italiane presso le Assemblee parlamentari delle Organizzazioni internazionali.

5. Sovrintende al coordinamento delle attività degli interpreti-traduttori.

Servizio della Biblioteca

Ufficio centrale e per la gestione dei fondi speciali

1. Provvede all'inventario e alla collocazione delle opere e delle pubblicazioni.

2. Provvede alla rilegatura e al restauro di tutte le opere custodite in biblioteca.

3. Cura il servizio di prestito. Assiste nelle ricerche e nella consultazione i Senatori e gli studiosi estranei, provvedendo alla vigilanza delle sale di studio della biblioteca.

4. Cura l'accesso degli estranei alle sale di studio.

5. Cura la segreteria della Commissione di vigilanza.

6. Cura l'incremento delle raccolte di Statuti, di legislazione degli antichi Stati, di fondi speciali e di monografie storiche locali, nonché l'acquisizione del relativo corredo bibliografico.

7. Dispone le operazioni relative all'inventario e alle collocazioni delle opere suddette, provvedendo altresì alla loro schedatura e catalogazione.

8. Provvede al completamento del catalogo degli Statuti e alla pubblicazione di monografie, cataloghi ed altri testi, intesi alla valorizzazione delle raccolte possedute dalla biblioteca.

9. Cura la tenuta e la schedatura dei documenti manoscritti e degli autografi.

Ufficio per l'acquisizione e per l'ordinamento dei libri

1. Provvede all'acquisizione delle opere destinate all'incremento del patrimonio bibliografico, nonché alle acquisizioni per legge, per cambio e per dono.

2. Dispone le operazioni relative all'inventario e alla collocazione delle opere suddette, provvedendo altresì alla loro schedatura e catalogazione.

3. Cura la redazione mensile del Bollettino delle nuove accessioni e la diffusione di esso.

4. Provvede alla pubblicazione di cataloghi e bibliografie intesi a valorizzare i fondi di pertinenza dell'Ufficio.

Ufficio per l'acquisizione e per l'ordinamento delle pubblicazioni periodiche e degli atti ufficiali

1. Provvede all'acquisizione delle pubblicazioni periodiche e degli atti ufficiali destinati all'incremento del patrimonio bibliografico, nonché di quelle per legge, per cambio e per dono.

2. Dispone le operazioni relative all'inventario e alla collocazione delle opere suddette, provvedendo altresì alla loro schedatura e catalogazione.

3. Effettua lo spoglio sistematico delle principali riviste e cura la segnalazione agli Uffici del Senato dei nuovi testi costituzionali e legislativi stranieri di maggiore rilevanza.

4. Provvede alla pubblicazione di indici, cataloghi e repertori intesi a valorizzare i fondi di pertinenza dell'Ufficio.

Servizio di Questura e del Cerimoniale

Ufficio di Questura

1. Sovrintende ai servizi di polizia e di sicurezza interna ed esterna dei palazzi del Senato; provvede alla vigilanza degli ingressi, delle portinerie, delle sale, delle tribune e dell'Aula, disciplinandone l'accesso secondo le disposizioni vigenti e formulando proposte in materia.
Regola le visite al Senato e la concessione delle Sale e delle Aule. A tali fini vigila sul personale della carriera degli Assistenti parlamentari.

2. Tiene i collegamenti con la forza pubblica, al fine di assicurare l'osservanza dell'articolo 69 del Regolamento del Senato, e con gli organi di polizia urbana.

3. Stabilisce la normativa circa l'impiego e il funzionamento dei servizi logistici.

4. Sovrintende all'Ufficio viaggi e provvede al funzionamento del servizio recapito a domicilio, dell'autorimessa e della barbieria.

5. Sovrintende, per quanto di competenza dell'Amministrazione, alle strutture di enti esterni operanti in Senato; liquida i relativi compensi e indennità, formulando eventuali proposte per la loro determinazione ai competenti organi. Liquida le spese di cerimoniale e di rappresentanza nonché i contributi, sussidi ed elargizioni della Presidenza.

6. Tratta le pratiche relative ai documenti di riconoscimento per il personale nonché quelle inerenti il rilascio da parte del Comune di Roma dei contrassegni di accesso e di circolazione nel centro storico per i Senatori e i dipendenti dell'Amministrazione e dei Gruppi.

Ufficio del Cerimoniale

1. Provvede ai servizi di cerimoniale e assiste nelle cerimonie il Presidente nonché i componenti del Consiglio di Presidenza in sua rappresentanza.

2. Cura le visite ed il ricevimento delle personalità ospiti del Presidente e provvede alla scelta e alla conservazione dei doni di rappresentanza.

3. Tiene la corrispondenza del Presidente per quanto riguarda inviti, patrocini, comitati d'onore, premi e contributi, istruendo le relative pratiche.

4. Sovrintende alle cerimonie del Senato in sede e fuori sede.

5. Cura la predisposizione delle norme in materia di cerimoniale in collaborazione con i competenti uffici della Presidenza della Repubblica, della Camera dei deputati, del Governo e degli altri Organi dello Stato.

6. Collabora ai servizi del cerimoniale nelle manifestazioni alle quali partecipano anche altri Organi o istituti dello Stato.

Ufficio delle delegazioni parlamentari

1. Fornisce assistenza logistica e protocollare ai Senatori e alle delegazioni parlamentari inviate in missione dal Presidente in Italia e all'estero.

2. Cura, per gli aspetti organizzativi e di concerto con l'Ufficio per le relazioni interparlamentari, le delegazioni parlamentari straniere in visita al Senato su invito del Presidente.

3. Tratta le pratiche relative ai passaporti di servizio dei Senatori e del personale.

Ufficio relazioni esterne

1. Cura le relazioni esterne del Senato, finalizzate a promuoverne l'immagine e la conoscenza e a rafforzarne il ruolo nel contesto istituzionale, sociale e culturale. A tal fine formula progetti e proposte in merito a iniziative del Senato in materia di relazioni esterne e di collegamento con altri soggetti istituzionali, sociali e culturali; ne cura quindi la realizzazione.

2. Cura, nel quadro delle relazioni istituzionali, i rapporti del Senato con analoghe istituzioni nazionali ed estere, nonché con altre istituzioni pubbliche o private quali università e istituti di ricerca, fondazioni e associazioni culturali, di concerto con gli altri uffici competenti.

3. Programma le iniziative connesse all'accesso del pubblico ai palazzi in occasione dell'attività istituzionale, ivi incluse quelle riguardanti le scuole, ovvero categorie specifiche di soggetti.

4. Cura la realizzazione di manifestazioni e cerimonie connesse a progetti di promozione dell'immagine e della conoscenza dell'Istituzione e coordina le modalità della partecipazione del Senato alle iniziative promosse da soggetti pubblici e privati.

5. Propone iniziative culturali, scientifiche e artistiche, nonché l'organizzazione di mostre all'interno del Senato e provvede, per quanto di competenza e in collaborazione con altri Servizi e Uffici, alla loro realizzazione e valorizzazione.

6. Cura la partecipazione del Senato ad eventi di carattere culturale e scientifico, e sovrintende alla loro organizzazione d'intesa con gli altri uffici interessati.

Servizio dei resoconti e della comunicazione istituzionale

Ufficio dei resoconti

1. Provvede alla redazione dei resoconti sommari e stenografici delle sedute dell'Assemblea, curandone la revisione per la pubblicazione.

2. Provvede alla redazione dei resoconti stenografici delle sedute delle Commissioni parlamentari, collaborando alla loro revisione e pubblicazione.

3. Cura la pubblicazione dei testi allegati ai resoconti e a tal fine collabora con gli altri Uffici dell'Amministrazione.

4. Provvede alla stesura di brevi comunicati informativi sull'attività parlamentare e, per quanto di competenza, partecipa con gli altri Uffici alla redazione del sito Internet del Senato.

5. Cura la raccolta dei resoconti in volumi, corredandoli dei relativi indici. Provvede alla redazione e alla pubblicazione degli indici analitici di legislatura nella parte attinente all'attività dell'Assemblea e a quella dei Senatori e dei membri del Governo.

6. Dispone circa l'impiego e, in collaborazione con l'Ufficio per la valutazione, la formazione e l'aggiornamento professionale, l'addestramento degli stenografi, curando altresì la sperimentazione di nuove metodologie e tecnologie.

Ufficio delle informazioni parlamentari, dell'archivio e delle pubblicazioni del Senato

1. Provvede, in collaborazione con l'Ufficio per lo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati e con l'Ufficio Organizzazione - Strategie dell'informatica, alla definizione delle procedure automatizzate per l'elaborazione, per l'acquisizione e per la diffusione delle informazioni relative ai procedimenti di formazione delle leggi e, in generale, all'attività del Senato e dei suoi organi nonché all'attività parlamentare dei suoi componenti.

2. Provvede all'acquisizione nel sistema informativo delle informazioni relative all'attività parlamentare e legislativa e, in collaborazione con l'Ufficio per lo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati, provvede al controllo centralizzato di qualità del sistema informativo. Conseguentemente, in collaborazione con l'Ufficio per lo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati, mantiene i rapporti con la Camera dei deputati e con gli altri Organi costituzionali, con gli enti pubblici e con i Parlamenti europei e le istituzioni comunitarie in merito ai sistemi informativi e al relativo scambio di informazioni.

3. Provvede alla classificazione per materia con il tesauro, in uso presso l'Amministrazione, degli atti e documenti ufficiali e degli eventi registrati nel sistema informativo.

4. Provvede alla elaborazione e diffusione per le esigenze dell'utenza interna e specialistica di informazioni attinenti la legislazione e la sua attuazione, l'attività del Senato, dei suoi Organi e dei suoi componenti.

5. Provvede, d'intesa con l'Ufficio dell'Archivio storico e in collaborazione con l'Ufficio per lo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati, alla definizione dei parametri per l'archiviazione elettronica di tutti gli atti parlamentari, dei resoconti dei lavori del Senato nonché di tutti i documenti archiviati presso i singoli Uffici e/o Servizi.

6. Provvede all'inoltro del materiale di documentazione riservato ai Senatori.

7. Ordina e conserva le raccolte delle leggi e decreti e delle Gazzette Ufficiali, gli atti parlamentari e i resoconti dei lavori ad essi relativi.

8. Provvede alla distribuzione degli atti parlamentari, documenti e resoconti all'interno del Senato e alla Camera dei deputati tenendo a tal fine rapporti con i corrispondenti uffici dell'altro ramo del Parlamento e curando il rispetto della normativa interna relativa alla distribuzione, a titolo oneroso e gratuito, di tali atti.

9. Determina, di concerto con gli Uffici di volta in volta interessati e d'intesa con l'Ufficio dell'economato, le tirature degli atti, documenti e pubblicazioni del Senato e ne concorda la distribuzione.

10. Cura, d'intesa con il Servizio della Biblioteca, lo scambio internazionale degli atti parlamentari.

11. Provvede alla pubblicazione dei Resoconti generali dei lavori del Senato e di pubblicazioni di carattere compilatorio sia a stampa che su supporto informatico e, in collaborazione con l'Ufficio relazioni istituzionali e con il pubblico, di volumi di informazioni relative ai procedimenti di formazione delle leggi e, in generale, all'attività del Senato, dei suoi Organi e dei suoi componenti e di altre pubblicazioni di carattere informativo.

12. Cura la pubblicazione del Catalogo generale delle pubblicazioni del Senato.

13. Propone al Segretario Generale, di concerto con gli Uffici di volta in volta interessati, il piano editoriale delle pubblicazioni del Senato e ne assicura l'omogeneità della veste editoriale.

Ufficio comunicazione istituzionale

1. Formula progetti e proposte in merito a iniziative del Senato in materia di comunicazione istituzionale e ne cura la realizzazione.

2. Sovrintende alla gestione del Centro di informazione e documentazione istituzionale al pubblico, inclusa la Libreria del Senato. Provvede, per il loro tramite, alla diffusione e alla vendita degli atti parlamentari e delle pubblicazioni del Senato, alla gestione degli abbonamenti, alla vendita di oggetti legati all'immagine del Senato. Promuove, nell'ambito del Centro, iniziative divulgative e di carattere culturale, artistico, scientifico e tecnologico, e ne cura la realizzazione e la valorizzazione.

3. Fornisce all'utenza esterna al Senato, sia per via telefonica e telematica, sia direttamente attraverso il Centro, informazioni in ordine all'attività del Senato, dei suoi Organi e dei suoi componenti. Favorisce, anche per il tramite del Centro, la conoscenza delle banche dati e del sito Internet.

4. Cura, per quanto attiene a finalità di comunicazione istituzionale, i rapporti del Senato con il pubblico e, in particolare, con il mondo giovanile e scolastico, con università, istituti di ricerca, centri di formazione e specializzazione post-universitaria.

5. Cura, in collaborazione con l'Ufficio delle informazioni parlamentari, dell'archivio e delle pubblicazioni del Senato, l'elaborazione, la redazione e la diffusione periodica di statistiche e documentazione sull'attività del Senato e delle sue articolazioni.

6. Promuove e coordina la pubblicazione su supporto cartaceo, audiovisivo e informatizzato di documentazione divulgativa riguardante l'Istituzione e le sue articolazioni.

7. Promuove e cura la partecipazione del Senato, a prevalente fine di comunicazione istituzionale, a mostre e iniziative culturali, scientifiche, artistiche e tecnologiche rivolte al pubblico e sovrintende alla loro realizzazione e valorizzazione.

8. Fornisce il supporto informativo e documentale in occasione di iniziative culturali, scientifiche, artistiche e tecnologiche, nonché di mostre all'interno del Senato, realizzate da altri Servizi e Uffici, e provvede alla eventuale pubblicazione e diffusione degli atti relativi."

Ufficio dell'Archivio storico

1. Provvede alla conservazione dei documenti cartacei ed elettronici prodotti o acquisiti dai Servizi del Senato e dalle Commissioni bicamerali e d'inchiesta, che sono destinati all'Archivio storico, secondo le modalità ed entro i termini stabiliti dal Regolamento dell'Archivio storico del Senato della Repubblica.

2. Svolge funzioni di consulenza per la gestione degli archivi correnti creati presso i singoli Servizi, dove i documenti, ricevuti o prodotti, sono protocollati e catalogati con regole uniformi.

3. Provvede alla redazione e alla pubblicazione dei "discorsi parlamentari", dei "Repertori" e delle altre ricerche storiche.

4. Conserva il fondo del Senato del Regno anche attraverso la redazione di inventari, indici ed altri strumenti di consultazione, da pubblicare insieme con le fonti con una distinta serie di pubblicazioni, anche al fine di valorizzare i documenti utili alla ricostruzione della storia delle istituzioni e della classe politica italiana.

5. D'intesa con l'Ufficio delle informazioni parlamentari, dell'archivio e delle pubblicazioni del Senato e in collaborazione con l'Ufficio per lo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati, provvede alla definizione dei parametri per l'archiviazione elettronica di tutti gli atti parlamentari, dei resoconti dei lavori del Senato nonché dei documenti archiviati presso i singoli Uffici e/o Servizi.

6. Assiste nelle ricerche e nella consultazione i Senatori e gli studiosi esterni e provvede alla vigilanza dei locali destinati allo studio e alla consultazione.

7. Acquisisce i documenti contenuti nei lasciti di parlamentari, ex parlamentari, ex dipendenti e nei fondi privati e pubblici, i cui atti abbiano interesse storico o parlamentare.

8. Promuove iniziative culturali, editoriali e di relazioni con gli Archivi storici degli Organi costituzionali e con Istituti omologhi, anche a livello internazionale.

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