L'accesso al materiale librario delle Sale di consultazione, sia quelle generali del piano terra, sia quelle specializzate del primo e del secondo piano, è libero. Gli utenti possono prendere da soli i volumi e lasciarli sui tavoli al termine della consultazione, senza ricollocarli.

Presso il bancone dell'Orientamento al piano terra di Palazzo della Minerva è invece attivo il Servizio di distribuzione del materiale librario collocato nei magazzini.

Moduli e tempi di consegna

Le opere vanno richieste al personale dell'Orientamento compilando gli appositi moduli differenziati secondo il materiale bibliografico richiesto: monografie (modulo verde), periodici e pubblicazioni ufficiali (modulo azzurro), fondi speciali (modulo giallo), atti parlamentari (modulo rosa). I moduli per le richieste, composti da 3 fogli di carta copiativa, sono disponibili negli appositi espositori accanto alle postazioni informatizzate, nelle sale Orientamento e Cataloghi e in tutte le sale di consultazione.

La distribuzione delle opere collocate nei magazzini di Palazzo della Minerva avviene di norma con un'attesa tra i 15 e i 30 minuti: le richieste possono essere inoltrate entro le ore 19.00 dal lunedì al venerdì ed entro le ore 12.00 il sabato.

La Biblioteca conserva parte dei suoi materiali bibliografici (in particolare atti parlamentari stranieri, giornali) presso magazzini esterni, situati nella sede storica di palazzo Madama e in via del Trullo, nella zona sud di Roma.

I volumi collocati a palazzo Madama e a via del Trullo (a eccezione dei quotidiani non rilegati, che non sono consultabili a Palazzo della Minerva se non nella versione online, ove disponibile in abbonamento) sono messi a disposizione su richiesta nella sede principale nei giorni di:

• martedì per i volumi richiesti entro il venerdì precedente
• giovedì per i volumi richiesti entro martedì
• sabato per i volumi richiesti entro giovedì

Pertanto, in caso di necessità di consultazione di atti parlamentari stranieri e di quotidiani si consiglia agli utenti di verificarne tempi e modi di disponibilità inviando una e-mail al seguente indirizzo: bibliotecaminerva@senato.it. Il personale dell'Orientamento dà immediato avviso dei tempi di consegna dei volumi all'utente presente in sede.

Le opere richieste tramite il servizio di distribuzione vanno sempre riconsegnate al personale dell'Orientamento presso il bancone del piano terra.

Quantità di volumi consultabili

Per razionalizzare il servizio di distribuzione al pubblico, la Biblioteca del Senato consente di norma agli utenti esterni la consultazione contemporanea di non più di tre opere, per un massimo di sei volumi. Per le opere collocate nelle Sale di consultazione non è fissato un numero massimo di volumi consultabili contemporaneamente.

Tuttavia si possono verificare casi in cui, per il tipo particolare di ricerca o per la collocazione fisica dei volumi in magazzini esterni (ad esempio, nel caso delle annate rilegate dei periodici non correnti o dei quotidiani custodite presso l'Emeroteca di Palazzo Madama), si pone la necessità di avere in visione nello stesso momento un numero di volumi anche molto maggiore di sei.

In questi casi il personale dell'Orientamento può creare uno stock, ossia mettere in carico all'utente una certa quantità di volumi di monografie, periodici o giornali, che saranno a sua disposizione, presso la sala di lettura del primo piano, per 14 giorni (rinnovabili una sola volta, dunque per una durata massima di 28 giorni di consultazione), trascorsi i quali lo stock viene riconsegnato e ricollocato d'ufficio.

L'utente può riconsegnare anche prima di tale scadenza, ma deve considerare lo stock come un insieme non divisibile: non sono previste restituzioni parziali intermedie.

Al momento della creazione dello stock il personale dell'Orientamento compila un elenco completo del materiale in visione; sarà cura dell'utente lasciare sui volumi il modulo fornitogli con la scritta "Non ricollocare", in mancanza del quale i libri saranno immediatamente riportati nei magazzini.

Quando l'utente decide di riconsegnare definitivamente i volumi, avvisa il personale dell'Orientamento.

Lo stock non è rinnovabile se un altro utente ha avanzato richiesta dei volumi che lo compongono.

E' possibile avere un massimo di due stock in visione contemporaneamente.

Deposito

Gli utenti esterni possono lasciare fino a tre opere in deposito, per un massimo di sei volumi fisici; devono inoltre rispettare il limite di sei richieste contemporaneamente registrate a loro nome, tra volumi in deposito e volumi in lettura.

Il materiale bibliografico potrà essere tenuto in deposito per 15 giorni, trascorsi i quali sarà comunque ricollocato in magazzino.

È possibile prenotare volumi in deposito ad altro utente: non appena i libri saranno disponibili, sarà cura della biblioteca avvisare l'utente.

Sono esclusi dal deposito gli Atti parlamentari, le raccolte legislative, i fondi speciali e i libri collocati nelle Sale di consultazione. Si ricorda che per questi ultimi, che l'utente può prendere autonomamente e lasciare sui tavoli delle ripettive sale al termine della consultazione, non è fissato un numero massimo di volumi consultabili contemporaneamente.

Ambienti per la consultazione

La Biblioteca mette a disposizione varie Sale di consultazione a Palazzo della Minerva.

Alcuni documenti di particolare pregio tuttavia, su indicazione dell'Ufficio centrale e per la gestione dei fondi speciali possono essere consultati esclusivamente presso una sala riservata, al secondo piano della Biblioteca.

Gli stock vanno consultati nella Sala di storia al primo piano.

In generale i libri collocati nelle sale di consultazione possono uscire dalla sala a cui appartengono per essere visionati in altre sale, ad eccezione dei materiali presenti in sala periodici, che possono uscire solo per le operazioni di fotocopiatura.

L'utente deve aver cura di riconsegnare al bancone i volumi richiesti tramite il servizio di distribuzione e di lasciare invece sui tavoli delle Sale i volumi presi dagli scaffali aperti.