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Regolamento di amministrazione e contabilità del Senato della Repubblica

Approvato dal Consiglio di Presidenza nella riunione del 1° giugno 2006

Titolo I
GESTIONE FINANZIARIA

Capo I. - Bilancio di previsione e indirizzo dell'azione amministrativa

Art. 1

Anno finanziario e bilancio di previsione

1. La gestione finanziaria si svolge in base al bilancio annuale di previsione approvato dall'Assemblea a norma dell'articolo 165 del Regolamento del Senato.

2. L'anno finanziario coincide con quello dell'Amministrazione dello Stato.

Art. 2

Criteri di formazione del bilancio di previsione

1. Il bilancio di previsione è formulato in termini finanziari di cassa.

2. Il bilancio di previsione è ripartito in titoli, secondo quanto disposto dagli articoli 9 e 13, e in capitoli. Ogni capitolo è relativo a un'area omogenea di attività.

3. I capitoli costituiscono l'unità previsionale di base ai fini della deliberazione in Assemblea.

4. Ai fini della gestione, i capitoli sono suddivisi in articoli.

5. Il Segretario Generale, in relazione alle competenze previste dal Regolamento dell'Amministrazione, determina con propria disposizione la corrispondenza tra i capitoli, le aree omogenee di attività e gli uffici aventi capacità di spesa.

6. Il bilancio di previsione, in sede di discussione in Assemblea, è corredato, ai soli fini conoscitivi, da apposito allegato, approvato dai senatori Questori e redatto in termini di competenza, nel quale sono indicati:

  1. le previsioni di spesa derivanti dall'esecuzione di contratti pluriennali in corso di validità;
  2. l'ammontare presunto dei residui passivi alla chiusura dell'esercizio precedente a quello cui il progetto di bilancio si riferisce.

Art. 3

Linee guida dell'azione amministrativa

1. Il Presidente, sentiti i senatori Questori, propone il documento contenente le linee guida dell'azione amministrativa per l'anno successivo al Consiglio di Presidenza, che lo esamina entro il 30 giugno di ogni anno.

2. Entro il 31 ottobre di ogni anno, il Servizio di Ragioneria raccoglie gli elementi conoscitivi necessari onde consentire ai senatori Questori di predisporre, anche sulla base delle linee guida di cui al comma 1, il progetto del bilancio di previsione per l'anno seguente. Il progetto di bilancio, accompagnato da una relazione illustrativa dei senatori Questori, è trasmesso al Consiglio di Presidenza.

3. Entro il 28 febbraio di ogni anno, ovvero - nel caso di esercizio provvisorio del bilancio dello Stato - entro due mesi dalla sua definitiva approvazione, il Consiglio di Presidenza delibera, ai sensi dell'art. 12 del Regolamento del Senato, il progetto di bilancio, unitamente al rendiconto delle entrate e delle spese dell'esercizio precedente, dando mandato ai senatori Questori di predisporre i conseguenti documenti informativi per la presentazione in Assemblea, ai sensi dell'art. 165 del Regolamento del Senato.

4. Fino all'approvazione da parte dell'Assemblea il progetto di bilancio di previsione è gestito in regime di esercizio provvisorio. L'esercizio provvisorio è autorizzato con decreto del Presidente del Senato, su proposta dei senatori Questori.

Art. 4

Piani di settore

1. I competenti uffici dell'Amministrazione, all'esito dell'istruttoria di cui all'articolo 15, comma 1, nel rispetto delle linee guida di cui all'articolo 3 ed in base alle disponibilità di bilancio, individuano gli atti di gestione e predispongono le conseguenti proposte di autorizzazione di spesa, di cui all'articolo 15, ovvero i piani di settore di cui al comma 2 del presente articolo.

2. I piani di settore consistono in una pluralità di proposte di autorizzazione di spesa, predisposte in base all'istruttoria, che vengono sottoposte congiuntamente all'approvazione dell'Organo competente ai sensi dell'articolo 16. Tali proposte si riferiscono ad un insieme di interventi omogenei e coordinati, con l'indicazione dei tempi di attuazione, delle modalità di realizzazione, delle procedure di scelta del contraente e degli oneri finanziari.

Art. 5

Bilancio triennale

1. Il bilancio triennale di previsione è elaborato in termini finanziari di cassa ed è presentato in allegato al bilancio annuale. Esso viene aggiornato annualmente in occasione della presentazione del bilancio annuale.

2. Nel bilancio triennale viene indicata per ogni capitolo e articolo la quota di entrata o di spesa relativa a ciascuno degli anni considerati.

3. Il bilancio triennale non comporta autorizzazione a riscuotere le entrate né ad eseguire le spese in esso contemplate e non forma oggetto di specifica approvazione da parte dell'Assemblea.

Art. 6

Contenuto del bilancio

1. Nel bilancio di previsione sono iscritte tutte le entrate e le spese nel loro importo integrale, senza alcuna compensazione.

Art. 7

Fondi di riserva

1. Nel bilancio di previsione sono iscritti, in appositi capitoli, un fondo di riserva per le spese impreviste di parte corrente ed un fondo di riserva per le spese impreviste in conto capitale.

2. Su tali capitoli non è consentita l'emissione di mandati di pagamento.

3. I prelievi dai fondi di riserva sono disposti con decreto del Presidente del Senato, su proposta dei senatori Questori. Nei casi di urgenza il progetto di bilancio deliberato dal Consiglio di Presidenza e non ancora approvato dall'Assemblea può essere modificato con decreti di prelievo dai fondi di riserva emanati dal Presidente del Senato su proposta dei senatori Questori e ratificati dal Consiglio di Presidenza.

4. L'elenco dei prelievi dai fondi di riserva è pubblicato in allegato al rendiconto consuntivo.

Art. 8

Variazioni di bilancio

1. Le variazioni degli stanziamenti dei capitoli sono approvate dal Consiglio di Presidenza ai sensi dell'articolo 165, comma 3, del Regolamento del Senato, su proposta dei senatori Questori.

2. Non costituisce variazione di bilancio la compensazione tra articoli all'interno del medesimo capitolo.

3. La compensazione di cui al comma precedente è disposta dal Direttore del Servizio di Ragioneria, su richiesta avanzata dall'Ufficio competente contestualmente alla proposta di autorizzazione alla spesa.

Capo II. - Entrate

Art. 9

Classificazione delle entrate

1. Le entrate del Senato sono classificate nei seguenti titoli:

  1. Titolo I - Entrate derivanti da trasferimenti dello Stato;
  2. Titolo II - Altre entrate;
  3. Titolo III - Partite di giro e movimenti di cassa.

2. Per ciascun capitolo delle entrate viene indicata la cifra che si prevede di incassare nel corso dell'esercizio.

3. Tra le entrate è iscritto come prima posta l'ammontare del fondo iniziale di cassa, nella misura determinata ai sensi dell'articolo 29, commi 5 e 6.

Art. 10

Dotazione ordinaria

1. La richiesta della dotazione ordinaria è formulata ogni anno al competente Ministro dal Presidente del Senato, su proposta dei senatori Questori.

Art. 11

Riscossione delle entrate

1. Alla riscossione delle entrate provvede il Cassiere del Senato, previo accertamento da parte del Servizio di Ragioneria.

Art. 12

Reversali di incasso

1. Le reversali d'incasso sono firmate dal Direttore o da altro Consigliere parlamentare del Servizio di Ragioneria.

2. Le reversali sono cronologicamente registrate nel libro giornale e nel partitario delle entrate all'atto della trasmissione al Cassiere per la riscossione.

3. Le reversali contengono le seguenti indicazioni:

  1. anno finanziario;
  2. numero d'ordine;
  3. titolo, capitolo e articolo;
  4. nome o ragione sociale del debitore;
  5. causale della riscossione;
  6. importo in cifre e in lettere;
  7. data di emissione.

Capo III. - Uscite

Art. 13

Classificazione delle uscite

1. Le uscite del Senato sono classificate nei seguenti titoli:

  1. Titolo I - Spese correnti;
  2. Titolo II - Spese in conto capitale;
  3. Titolo III - Partite di giro e movimenti di cassa.

2. Per ciascun capitolo delle spese viene indicata la cifra che si prevede di pagare nel corso dell'esercizio.

Art. 14

Fasi del procedimento di spesa

1. Il procedimento di spesa è articolato nelle seguenti fasi:

  1. provvedimento di autorizzazione;
  2. liquidazione;
  3. registrazione e pagamento del mandato.

2. Il procedimento di spesa e i relativi atti trovano di norma applicazione e rappresentazione tramite evidenze e trasmissioni informatiche.

Art. 15

Istruttoria dell'autorizzazione di spesa

1. All'istruttoria delle proposte di autorizzazione di spesa provvedono i competenti uffici dell'Amministrazione.

2. Le proposte di autorizzazione sono riferite a capitoli e sono corredate da indicazioni circa la suddivisione della spesa per articoli.

3. Le proposte di autorizzazione sono trasmesse, per il visto e per l'imputazione della spesa, al Servizio di Ragioneria che, qualora abbia osservazioni da fare, le restituisce con atto motivato all'Ufficio proponente.

4. Le proposte di autorizzazione, vistate dal Servizio di Ragioneria e previo l'assenso del Segretario Generale o di un Vice Segretario Generale da lui delegato, sono trasmesse agli organi che ai sensi dell'articolo 16 hanno competenza ad autorizzare la spesa.

Art. 16

Autorizzazione della spesa

1. Hanno competenza ad emanare provvedimenti di autorizzazione della spesa, salvo quanto diversamente previsto nel presente Regolamento o in altri Regolamenti interni dell'Amministrazione, il Consiglio di Presidenza, il Presidente del Senato ed i senatori Questori.

2. Il Consiglio di Presidenza autorizza le spese di carattere straordinario o che impegnano il bilancio per più di cinque esercizi.

3. Il Presidente del Senato ha facoltà di autorizzare spese fino all'importo di euro 200 mila.

4. I senatori Questori possono autorizzare ciascuno spese fino all'importo massimo di euro 50 mila per ogni singola autorizzazione; collegialmente senza limiti di importo, ove si tratti di spese inerenti a progetti il cui costo massimo sia stato già determinato in sede di Consiglio di Presidenza; fino all'importo di euro tre milioni, in tutti gli altri casi.

5. Ciascun Vice Segretario Generale e ciascun Direttore di Servizio può autorizzare, per gli oggetti e con le modalità determinati in via generale dai senatori Questori, spese di importo singolo non superiore a euro 5 mila, per un importo complessivo annuo non superiore a euro 60 mila. Delle autorizzazioni rilasciate viene data comunicazione ogni sei mesi ai senatori Questori.

6. Per la fornitura di beni di consumo e di servizi di natura corrente, per la gestione dei servizi di ristoro dei Senatori, per la gestione dell'autoparco e dei laboratori e per l'esecuzione dei lavori di ordinaria manutenzione e di pronto intervento i senatori Questori possono autorizzare i competenti uffici ad effettuare spese entro limiti e secondo modalità predeterminati all'inizio di ogni anno finanziario, con obbligo di rendiconto semestrale ai senatori Questori.

7. I senatori Questori possono a loro giudizio disporre che la procedura di cui al comma 6 sia seguita anche per altre materie.

8. Qualora ricorrano motivi di particolare urgenza e non sia possibile esperire la normale procedura di autorizzazione della spesa, il Segretario Generale può disporre spese per conto dell'Amministrazione, dandone tempestiva comunicazione ai senatori Questori.

9. I provvedimenti di autorizzazione della spesa devono contenere le seguenti indicazioni:

  1. l'oggetto della spesa;
  2. le modalità di esecuzione della spesa;
  3. l'importo previsto;
  4. il capitolo al quale la spesa va imputata e, in caso di spese pluriennali, gli anni di riferimento.

Essi si riferiscono all'esercizio finanziario in corso e non possono eccedere gli stanziamenti di bilancio dei capitoli sui quali insistono, salvo il ricorso ai fondi di riserva di cui all'articolo 7.

10. Le spese obbligatorie, quelle derivanti dall'esecuzione di contratti di locazione ed utenza, nonché quelle derivanti da contratti in corso di validità non richiedono provvedimento di autorizzazione. Alla loro registrazione ai sensi dell'articolo 17 si provvede d'ufficio entro il 31 gennaio di ciascun anno, salva la facoltà del Servizio di Ragioneria di formulare osservazioni. Tali spese formano oggetto di specifica elencazione in allegato al bilancio di previsione.

Art. 17

Registrazione dell'autorizzazione di spesa

1. I provvedimenti di autorizzazione della spesa adottati ai sensi dell'articolo 16 sono trasmessi al Servizio di Ragioneria per la registrazione.

2. I provvedimenti di autorizzazione della spesa che non abbiano avuto totale o parziale esecuzione entro la fine dell'esercizio finanziario possono, su richiesta dell'Ufficio proponente, essere rinnovati per l'anno successivo con disposizione dei senatori Questori.

Art. 18

Liquidazione della spesa

1. La liquidazione della spesa è effettuata dall'Ufficio dell'Amministrazione che ha presentato la proposta di autorizzazione, previo accertamento della regolarità dei titoli e dei documenti giustificativi che devono essere conformi all'autorizzazione stessa. Nel caso di lavori e forniture la liquidazione è subordinata al collaudo o alla dichiarazione di regolare esecuzione ai sensi dell'articolo 57, comma 1, lettera d).

2. La liquidazione delle indennità parlamentari e di altri emolumenti spettanti ai Senatori è effettuata mediante ruoli predisposti e sottoscritti dal Consigliere Capo dell'Ufficio competente.

3. Alla liquidazione degli assegni vitalizi si procede con le stesse modalità di cui al comma 2.

4. La liquidazione degli stipendi, delle indennità e di altri emolumenti al personale in servizio, nonché delle indennità al personale estraneo all'Amministrazione è effettuata mediante ruoli predisposti e sottoscritti dal Consigliere Capo dell'Ufficio competente.

5. Alla liquidazione delle pensioni si procede con le stesse modalità di cui al comma 4.

6. L'ufficio che procede alla liquidazione delle spese predispone appositi mandati, di norma in formato elettronico, che contengono i dati e le evidenze relative al procedimento di spesa e li trasmette al Servizio di Ragioneria.

Art. 19

Registrazione e pagamento

1. Il Servizio di Ragioneria, effettuate le verifiche di legittimità e di regolarità contabile sulla liquidazione della spesa, registra il mandato e lo invia al Cassiere per il pagamento.

2. Ove l'attività di verifica di cui al comma 1 abbia avuto esito negativo, il Servizio di Ragioneria, con atto motivato, rinvia gli atti all'ufficio competente per la liquidazione, il quale, se non concorda, può informarne il Segretario Generale.

3. I mandati sono cronologicamente registrati nel libro giornale e nel partitario delle spese tenuti dal Servizio di Ragioneria e contengono le seguenti indicazioni:

  1. anno finanziario;
  2. numero d'ordine;
  3. titolo, capitolo e articolo;
  4. nome, ragione sociale ed eventuale partita IVA o codice fiscale del creditore;
  5. causale del pagamento;
  6. importo in cifre e in lettere;
  7. modalità di estinzione del titolo di spesa con indicazione del soggetto autorizzato a riscuotere;
  8. data di registrazione.

Art. 20

Modalità per l'estinzione del titolo di spesa

1. L'estinzione del titolo di spesa è effettuata dal Cassiere secondo le modalità indicate nel mandato.

2. Le spese derivanti dall'espletamento delle modalità per l'estinzione del mandato sono a carico dell'Amministrazione.

3. Per le cessioni, i pignoramenti e i sequestri concernenti somme dovute dall'Amministrazione si applicano, in quanto compatibili, le norme vigenti in materia di contabilità generale dello Stato. Qualora si tratti di somme dovute per appalti o forniture, le cessioni sono comunque subordinate alla pronuncia di adesione dei senatori Questori. La cessione degli stipendi è ammessa soltanto nei modi e con i limiti previsti dal Regolamento delle attività del Fondo di Previdenza per il personale del Senato.

Art. 21

Relazione semestrale

1. Il Servizio di Ragioneria predispone e trasmette ai senatori Questori una relazione semestrale, dando conto dei mandati di pagamento e delle reversali registrati, nonché delle compensazioni intervenute tra articoli all'interno del medesimo capitolo.

Capo IV. - Servizio di cassa

Art. 22

Affidamento del servizio di cassa

1. Il servizio di cassa può essere gestito direttamente dall'Amministrazione secondo modalità deliberate dal Consiglio di Presidenza, ovvero affidato in concessione ad un istituto di credito.

2. I rapporti tra l'Amministrazione e l'istituto di credito affidatario sono regolati mediante convenzione.

3. Per le riscossioni derivanti dalla vendita degli atti parlamentari e di altre pubblicazioni del Senato l'Amministrazione può avvalersi del servizio dei conti correnti postali.

Art. 23

Compiti del Cassiere

1. Il Cassiere del Senato cura la regolarità delle operazioni di cassa e ne è responsabile.

2. In caso di pagamenti che avvengano secondo la procedura ordinaria deve accertare l'identità dei soggetti autorizzati a riscuotere.

3. Il Cassiere è responsabile dei valori in numerario o in titoli che gli sono affidati in custodia o in deposito dall'Amministrazione.

4. I prelevamenti dal conto corrente ordinario e dagli altri conti o depositi del Senato in favore del Cassiere sono autorizzati da un senatore Questore su proposta del Servizio di Ragioneria.

Capo V. - Fondi affidati

Art. 24

Cassa sussidiaria

1. La cassa sussidiaria operante presso il Servizio di Ragioneria è autorizzata ad erogare anticipazioni ai soggetti, nei casi e con le modalità determinati nel disciplinare che ne regola il funzionamento.

2. Il disciplinare di cui al comma 1 è approvato con disposizione dei senatori Questori, i quali determinano anche l'importo del fondo affidato alla cassa.

Art. 25

Fondi affidati

1. Per esigenze di servizio sono istituiti, con disposizione dei senatori Questori, fondi affidati ai Direttori di Servizio; con le stesse modalità possono essere istituiti fondi affidati a Capi Ufficio del Senato.

Art. 26

Norme comuni alla Cassa sussidiaria ed ai fondi affidati

1. Gli affidatari dei fondi sono responsabili delle somme loro affidate.

2. Il Servizio di Ragioneria può disporre periodiche ispezioni dei registri e delle casse.

3. Alla fine di ciascun esercizio finanziario, ovvero al momento della cessazione dell'incarico, il consegnatario deve compilare il rendiconto della gestione, che è trasmesso al Servizio di Ragioneria per la verifica di regolarità.

Capo VI. - Scritture contabili

Art. 27

Sistema di scritture

1. L'Amministrazione tiene le seguenti scritture:

  1. un partitario delle entrate, contenente per ciascun capitolo e articolo lo stanziamento iniziale, le eventuali variazioni e le somme riscosse;
  2. un partitario delle spese, contenente per ciascun capitolo e articolo lo stanziamento iniziale, le eventuali variazioni e le somme pagate;
  3. un libro giornale a scrittura cronologica per ciascun capitolo e articolo in relazione alle reversali e ai mandati registrati;
  4. un registro cronologico delle autorizzazioni di spesa per ciascun capitolo e articolo;
  5. i registri degli inventari dei beni.

Art. 28

Tenuta delle scritture

1. Della corretta tenuta delle scritture contabili è responsabile il Servizio di Ragioneria, ad eccezione dei registri degli inventari, dei quali sono responsabili i Servizi rispettivamente competenti.

Capo VII. - Rendiconto

Art. 29

Composizione e criteri di formazione del rendiconto

1. Il rendiconto del Senato si compone del conto del bilancio e del conto del patrimonio.

2. Il rendiconto è predisposto, con una relazione illustrativa, dai senatori Questori in base agli elementi conoscitivi forniti dal Servizio di Ragioneria.

3. Nella relazione dei senatori Questori sono evidenziati:

  1. i risultati della gestione finanziaria;
  2. le variazioni eventualmente apportate al bilancio nel corso dell'esercizio;
  3. le variazioni eventualmente intervenute nella situazione patrimoniale.

4. Il rendiconto predisposto dai senatori Questori è deliberato dal Consiglio di Presidenza e quindi presentato all'Assemblea, ai sensi dell'articolo 165 del Regolamento del Senato, unitamente al bilancio di previsione dell'anno successivo a quello cui il rendiconto si riferisce.

5. L'avanzo di esercizio, accertato con l'approvazione del rendiconto, è iscritto tra le poste delle entrate del bilancio di previsione dell'esercizio finanziario immediatamente successivo a quello al quale il rendiconto si riferisce, salva la facoltà del Consiglio di Presidenza di distribuire l'avanzo tra più esercizi finanziari.

6. Concorrono a determinare l'avanzo l'ammontare dei fondi di riserva residui alla fine dell'esercizio ed i residui fondi di stanziamento degli altri capitoli di bilancio.

Art. 30

Conto del bilancio

1. Il conto del bilancio comprende per ciascun capitolo:

  1. le previsioni iniziali, con le eventuali variazioni apportate e le previsioni definitive;
  2. le somme pagate con imputazione ai capitoli di spesa;
  3. le somme riscosse con imputazione ai capitoli di entrata.

Art. 31

Conto del patrimonio

1. Il conto del patrimonio indica la consistenza degli elementi patrimoniali attivi e passivi ad inizio e a chiusura dell'esercizio.

2. Esso pone in rilievo le variazioni intervenute nel patrimonio netto per effetto della gestione patrimoniale.

3. Sono vietate compensazioni tra le attività e le passività patrimoniali.

Titolo II
GESTIONE PATRIMONIALE

Art. 32

Inventario e classificazione dei beni

1. I beni mobili del Senato sono classificati nelle seguenti categorie:

  1. materiale librario;
  2. mobili ed arredi;
  3. macchine di ufficio;
  4. attrezzature informatiche;
  5. strumenti di riproduzione di documenti;
  6. autoveicoli e mezzi di trasporto;
  7. opere d'arte;
  8. altri beni mobili.

2. Di tutti i beni mobili deve essere fatto un inventario contenente le indicazioni circa il luogo di collocazione, la classificazione e la descrizione, la quantità e il valore.

3. Per il materiale librario e archivistico della Biblioteca e dell'Archivio storico sono tenuti appositi inventari.

4. Non sono iscritti negli inventari gli oggetti di consumo o che siano facilmente deteriorabili, nonché il materiale librario diverso da quello di cui al comma 3 ed i beni di valore non superiore a 250 euro.

5. I beni sono inventariati secondo i prezzi di acquisto o i valori di stima, se trattasi di oggetti pervenuti per altra causa.

Art. 33

Agenti responsabili della tenuta dei beni mobili

1. I beni mobili inventariati sono affidati con apposito verbale a consegnatari incaricati dal Segretario Generale, se dipendenti dell'Amministrazione, ovvero dai senatori Questori negli altri casi.

Art. 34

Carico e scarico dei beni

1. L'iscrizione di beni mobili nel registro dell'inventario ha luogo a cura del competente Ufficio dell'Amministrazione sulla base della documentazione d'acquisto.

2. La cessione ad ogni titolo e la messa fuori uso di beni mobili in seguito a disposizione dei senatori Questori comportano la cancellazione degli stessi beni dagli inventari.

3. Per la messa fuori uso di beni mobili inventariati di valore superiore a euro 10 mila il Servizio competente trasmette la relativa proposta ad una Commissione nominata con disposizione dei senatori Questori all'inizio di ogni legislatura.

4. La cancellazione dei beni mobili dagli inventari a qualsiasi altro titolo è disposta dai senatori Questori su proposta del Servizio competente.

Art. 35

Contabilità degli oggetti di consumo

1. Il Servizio competente tiene la contabilità degli oggetti di consumo e dei relativi magazzini.

2. Esso provvede alla presa in carico di detti oggetti in base agli ordini di acquisto ed ai documenti di consegna dei fornitori.

3. Lo scarico avviene mediante dispositivi di prelevamento a cura del competente Ufficio dell'Amministrazione.

Art. 36

Modalità applicative

1. Le modalità di attuazione delle disposizioni del presente Titolo sono stabilite con deliberazione dei senatori Questori.

2. Con deliberazione dei senatori Questori le disposizioni di cui agli articoli 32 e 33 possono essere estese a beni non appartenenti al patrimonio del Senato.

Titolo III

LAVORI, SERVIZI E FORNITURE

Capo I. - Disciplina generale

Art. 37

Principi

1. L'attività dell'Amministrazione del Senato in materia di lavori, servizi e forniture si svolge secondo procedure informate a principi di trasparenza, correttezza e tempestività, volte a garantirne la qualità, l'efficienza e l'efficacia.

Art. 381

Appalti di importo superiore alla soglia comunitaria

1. Agli appalti pubblici di lavori, servizi e forniture, i cui importi stimati, IVA esclusa, sono pari o superiori alle soglie comunitarie, si applicano le norme dell'Unione europea con diretta efficacia vincolante e, per quanto non diversamente stabilito dal Regolamento di amministrazione e contabilità del Senato, le disposizioni di legge in vigore per i contratti dello Stato.

Art. 39

Appalti di importo inferiore alla soglia comunitaria

1. Agli appalti pubblici di lavori, servizi e forniture di importo stimato, IVA esclusa, inferiore alle soglie comunitarie si applica la normativa di cui al Capo II del presente Titolo. Per quanto non disposto nel presente Regolamento, trova applicazione la normativa vigente per gli appalti pubblici dello Stato.

Capo II. - Disciplina degli appalti di importo inferiore alla soglia comunitaria

Sezione Prima - Procedure di affidamento degli appalti

Art. 40

Tipi di procedure

1. Gli appalti pubblici di lavori, servizi e forniture sono affidati mediante pubblico incanto, licitazione privata, appalto-concorso e trattativa privata.

Art. 41

Pubblico incanto

1. Nel pubblico incanto ogni soggetto interessato, in possesso dei requisiti indicati nel bando di gara può presentare un'offerta, secondo termini e modalità prescritte dallo stesso bando.

Art. 42

Licitazione privata

1. Alla licitazione privata si procede invitando più soggetti in possesso di idonei requisiti di competenza e di esperienza. Tali soggetti sono scelti di norma tra quelli iscritti in apposito albo o elenco, formato secondo modalità e criteri stabiliti dai senatori Questori e aggiornato a cura dell'Amministrazione, assicurando un'adeguata rotazione.

2. Qualora le caratteristiche della prestazione lo consentano, si procede invitando, previo avviso pubblico, tutti i soggetti che ne facciano richiesta e che siano in possesso dei requisiti di qualificazione previsti dall'atto di indizione.

3. I soggetti invitati, qualora intendano partecipare, sono tenuti a prendere conoscenza dell'oggetto della licitazione e a presentare le loro offerte secondo modalità e termini indicati nella lettera di invito.

4. Nella lettera di invito sono indicate altresì le modalità della licitazione e il criterio di aggiudicazione.

Art. 43

Appalto-concorso

1. All'appalto-concorso si procede invitando più soggetti in possesso dei necessari requisiti di competenza e di esperienza.

2. Qualora le caratteristiche della prestazione lo richiedano, si procede invitando, previo avviso pubblico, tutti i soggetti che ne facciano richiesta e che siano in possesso dei requisiti di qualificazione previsti dall'atto di indizione.

3. I soggetti invitati, qualora intendano partecipare, presentano, secondo modalità e termini indicati nella lettera di invito, il progetto del lavoro o il piano dei servizi o delle forniture con i relativi preventivi di spesa. L'invio del progetto, del piano e dei preventivi è senza oneri per l'Amministrazione.

4. Ai fini della individuazione dei soggetti da invitare ai sensi del comma 1, l'Amministrazione può utilizzare l'albo di cui all'art. 42, comma 1.

Art. 442

Trattativa privata

1. È ammesso il ricorso alla trattativa privata:

  1. a) quando l'appalto è di importo complessivo stimato, IVA esclusa, superiore a euro 40mila e inferiore a euro 150mila per i lavori ovvero a euro 209mila per i servizi e le forniture;
  2. a-bis. quando l'appalto di lavori è di importo complessivo stimato, IVA esclusa, pari o superiore a euro 150mila e inferiore a euro un milione e ricorra una delle condizioni di cui alle lettere b), c), e) ed f);
  3. b) quando la gara indetta ai sensi degli articoli 41, 42 e 43 è andata deserta o non ha avuto esito;
  4. c) quando la prestazione oggetto dell'appalto, per i suoi caratteri, può essere eseguita solo da un determinato soggetto o con un unico specifico standard tecnologico;
  5. d) per la locazione e l'acquisto di immobili;
  6. e) in casi di necessità e di urgenza delle prestazioni oggetto dell'appalto;
  7. f) in casi di necessità assoluta o di straordinarie evenienze, relative allo svolgimento dell'attività parlamentare o ad esigenze dell'amministrazione, ivi comprese quelle di sicurezza.

2. Nelle ipotesi indicate al comma 1, ad eccezione dei casi di cui alle lettere a-bis), c) e d), sono previamente interpellati almeno cinque soggetti, ove esistenti, eventualmente anche tra quelli iscritti nell'albo o nell'elenco di cui all'articolo 42, comma 1, nel rispetto di un criterio di rotazione degli inviti. Nelle ipotesi di cui al comma 1, lettera a-bis), l'invito è rivolto ad almeno dieci soggetti, ove esistenti, eventualmente anche tra quelli iscritti nell'albo o nell'elenco di cui all'articolo 42, comma 1, nel rispetto di un criterio di rotazione degli inviti.

Art. 45

Procedure telematiche

1. Gli appalti pubblici di lavori, servizi e forniture, indetti dall'Amministrazione del Senato, possono svolgersi secondo procedure telematiche, applicando la normativa comunitaria e quella interna vigente per gli appalti pubblici dello Stato.

Art. 46

Pubblicità telematica

1. Per gli appalti di cui al presente Capo i bandi e gli avvisi di gara sono pubblicati sul sito internet del Senato.

2. La pubblicazione di cui al comma 1 sostituisce ogni altra forma di pubblicità prescritta dalla normativa vigente per gli appalti pubblici dello Stato.

Art. 47

Criteri di aggiudicazione

1. Gli appalti sono aggiudicati in base ai seguenti criteri:

  1. il prezzo più basso;
  2. l'offerta economicamente più vantaggiosa.

2. Nel caso in cui sia adottato quale criterio di aggiudicazione quello basato sull'offerta economicamente più vantaggiosa, l'offerta è valutabile in base ad elementi diversi, tra cui il prezzo, il merito tecnico, la qualità e le caratteristiche, i tempi e le modalità di consegna o esecuzione, il costo di utilizzazione e di manutenzione dell'opera negli appalti di lavori, l'adeguata garanzia dell'assistenza tecnica durante lo svolgimento del contratto negli appalti di servizi e forniture.

3. Gli elementi di valutazione di cui al comma 2 sono indicati nel bando o nella lettera di invito e negli atti alla stessa allegati, in ordine decrescente di importanza.

4. Nel pubblico incanto è utilizzato il criterio del prezzo più basso; nell'appalto-concorso, il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa; nella licitazione privata è utilizzato il criterio del prezzo più basso e, in caso di peculiari caratteristiche della prestazione, quello dell'offerta economicamente più vantaggiosa.

Art. 48

Verifica delle offerte anormalmente basse

1. La Commissione procede all'esclusione automatica dalla gara delle offerte anormalmente basse.

2. Sono considerate offerte anormalmente basse quelle che presentino una percentuale di ribasso che superi di un quinto la media aritmetica dei ribassi delle offerte ammesse, calcolata senza tener conto delle offerte in aumento.

3. L'esclusione automatica delle offerte anormalmente basse, ai sensi dei commi 1 e 2, non trova applicazione qualora il numero delle offerte valide risulti inferiore a cinque. In tal caso, la Commissione non può procedere all'esclusione dell'offerta per anomalia se non dopo aver richiesto per iscritto precisazioni in merito agli elementi costitutivi dell'offerta medesima.

Art. 49

Commissioni di gara

1. La Commissione di gara è presieduta dal Segretario Generale o, per sua delega, da un Vice Segretario Generale o da un Direttore di Servizio. La Commissione è composta da altri quattro componenti, designati dal Collegio dei senatori Questori, di cui almeno due appartenenti all'Amministrazione, scelti tra esperti nella materia oggetto dell'appalto.

2. Qualora si utilizzi il criterio di aggiudicazione basato sul prezzo più basso, la Commissione per l'esame delle offerte, presieduta dal Segretario Generale o, per sua delega, da un Vice Segretario Generale o da un Direttore di Servizio è composta di norma da altri due Consiglieri parlamentari designati dal Collegio dei senatori Questori.

3. La nomina dei Commissari e la costituzione della Commissione devono avvenire dopo la scadenza del termine previsto per la presentazione delle offerte.

Sezione Seconda - Lavori, servizi e forniture in economia

Art. 50

Limiti di applicazione

1. I lavori, i servizi e le forniture in economia sono eseguiti:

  1. in amministrazione diretta;
  2. per cottimi fiduciari.

2. Le procedure in economia sono consentite fino al limite di importo di 50.000 euro, IVA esclusa.

Art. 51

Lavori in economia

1. È ammessa l'esecuzione di lavori in economia per le seguenti categorie generali:

  1. per esigenze indifferibili o derivanti da eventi imprevedibili; quando non sia possibile seguire le procedure di scelta del contraente previste dall'articolo 40; nei casi di cui all'articolo 54, comma 4;
  2. per interventi non programmabili in materia di sicurezza;
  3. per la redazione di progetti;
  4. per il completamento di opere o impianti a seguito della risoluzione del contratto o in danno dell'appaltatore inadempiente.

Art. 52

Servizi e forniture in economia

1. L'acquisizione in economia di beni e servizi è ammessa:

  1. per esigenze indifferibili o derivanti da eventi imprevedibili; quando non sia possibile seguire le procedure di scelta del contraente previste dall'articolo 40; nei casi di cui al comma 4 dell'articolo 54;
  2. per assicurare la prestazione, ove risulti necessario o conveniente, nel termine previsto da un precedente rapporto contrattuale di cui sia avvenuta la risoluzione;
  3. per l'effettuazione di prestazioni integrative di quelle previste in contratto, qualora non sia possibile conseguirne l'esecuzione da parte del contraente.

Art. 53

Amministrazione diretta

1. Nell'amministrazione diretta i lavori sono eseguiti e le acquisizioni di servizi sono effettuate con personale, materiali e mezzi propri dell'Amministrazione del Senato; materiali e mezzi che, se occorre, possono essere appositamente noleggiati.

Art. 543

Cottimi fiduciari

1. Nel cottimo fiduciario i lavori, nonché le acquisizioni di beni e servizi, avvengono mediante affidamento a persone o imprese.

2. Sono richiesti, di norma, almeno tre preventivi.

3. Si prescinde dalla richiesta di preventivi nel caso di somma urgenza, che non consenta alcun indugio e nel caso di nota specialità del bene o servizio da acquisire.

4. Si prescinde altresì dalla richiesta di preventivi quando la spesa sia di importo inferiore a 40.000 euro, IVA esclusa.

5. I cottimi fiduciari sono regolati da apposita lettera di ordinazione dell'oggetto della prestazione.

6. L'esame e la scelta dei preventivi sono effettuati dal funzionario responsabile che provvede alla sottoscrizione della lettera di ordinazione.

Capo III. - Procedure speciali

Art. 55

Gare segretate o con speciali misure di sicurezza

1. Nelle ipotesi ammesse dalla vigente normativa comunitaria in tema di appalti pubblici di lavori, servizi e forniture, il Presidente del Senato, previa deliberazione del Consiglio di Presidenza, può disporre la segretazione delle gare o l'adozione di particolari misure di sicurezza, ai sensi delle disposizioni legislative e regolamentari vigenti, a salvaguardia dell'espletamento delle funzioni parlamentari.

2. Per la scelta del contraente si applicano, in quanto compatibili, le norme di cui al Capo II.

Capo IV. - Stipulazione ed esecuzione dei contratti

Art. 56

Stipulazione dei contratti

1. In esito alle procedure di gara, l'ufficio competente dà comunicazione alla controparte della avvenuta aggiudicazione, indicando un termine per la stipulazione.

2. L'aggiudicatario decade dall'aggiudicazione, qualora non acceda entro il termine indicato alla stipulazione del contratto.

3. Salvo quanto disposto dal comma 4, i rapporti giuridici tra l'Amministrazione ed i terzi sono regolati con contratti di norma redatti in forma privata, a cura dell'Ufficio per le gare ed i contratti, e stipulati, in rappresentanza dell'Amministrazione, dal Segretario Generale o da un Vice Segretario Generale da lui delegato. I contratti sono stipulati in forma pubblica nei casi previsti dalla legge.

4. Nel caso di ricorso alla trattativa privata, il contratto può essere stipulato anche mediante lo scambio di corrispondenza commerciale predisposta e sottoscritta dal Consigliere responsabile dell'Ufficio proponente, in conformità al corrispondente provvedimento di autorizzazione alla spesa e previo parere dell'Ufficio per le gare ed i contratti.

5. I contratti sono stipulati previo visto del Servizio di Ragioneria.

6. L'Ufficio per le gare ed i contratti cura il repertorio dei contratti.

7. I contratti devono avere durata certa. All'eventuale proposta di rinnovo si applica la procedura di spesa quale definita dal Capo III del Titolo I del presente Regolamento.

Art. 57

Contenuto dei contratti

1. I contratti devono, in ogni caso, indicare:

  1. il termine di inizio e di conclusione dell'esecuzione contrattuale;
  2. l'importo;
  3. le modalità di pagamento;
  4. i tempi e le modalità per l'accertamento della regolare esecuzione o per l'effettuazione dei collaudi;
  5. le penali previste nel caso di inadempimenti contrattuali.

2. I contratti possono prevedere anticipazioni, in misura non superiore al 20 per cento dell'importo, purché preventivamente autorizzate dai senatori Questori e previa presentazione di idonea fideiussione.

3. L'Amministrazione ha comunque titolo - a garanzia dell'esecuzione dei contratti - a chiedere idonea cauzione, mediante fideiussione bancaria o assicurativa, che viene custodita presso il Servizio di Ragioneria.

Art. 58

Termini di pagamento

1. Il pagamento dei lavori o delle forniture è effettuato entro i termini contrattualmente previsti.

2. Allo svincolo della fideiussione si procede, nei termini e nelle modalità indicate nel contratto, successivamente all'emissione della dichiarazione di regolare esecuzione ovvero del verbale di collaudo, previo il visto del Servizio di Ragioneria.

Art. 59

Contratti di consulenza

1. Ove si ravvisi l'esigenza di ricorrere a consulenze esterne in relazione ad attività o a lavori di particolare rilevanza e complessità, il Presidente del Senato può designare consulenti scelti fra persone di specifica e comprovata competenza ed esperienza.

2. Nel provvedimento di nomina sono indicati la natura e l'oggetto della prestazione, i termini della sua esecuzione nonché il corrispettivo per la stessa.

3. L'incarico non può avere una durata superiore a tre anni e può essere rinnovato. In casi particolari il Consiglio di Presidenza può autorizzare incarichi la cui durata sia di oltre tre anni.

Art. 60

Stampa degli atti parlamentari

1. I lavori di stampa degli atti parlamentari, previsti dal Regolamento del Senato della Repubblica, sono gestiti in regime di concessione, previo esperimento delle procedure di gara previste dal presente Regolamento.

2. Al rilascio e alla revoca della concessione si provvede con deliberazione del Consiglio di Presidenza.

3. I rapporti tra l'Amministrazione e il concessionario sono regolati da apposita convenzione, il cui testo è approvato dai senatori Questori.

Titolo IV
CONTROLLO CONTABILE

Art. 61

Compiti del Servizio di Ragioneria

1. Il Servizio di Ragioneria, nei casi previsti dal presente Regolamento:

  1. esercita il controllo di legittimità, preventivo o successivo, su tutti gli atti che producono effetti finanziari o patrimoniali;
  2. segue l'andamento della gestione finanziaria;
  3. provvede alla tenuta delle scritture contabili cronologiche e sistematiche di cui ha diretta responsabilità e vigila sulle scritture tenute da altri agenti contabili;
  4. provvede a raccogliere tutti gli elementi conoscitivi necessari per elaborare il bilancio di previsione ed il rendiconto consuntivo;
  5. tiene la contabilità del Fondo di Previdenza per il personale e fornisce gli elementi per elaborare annualmente il piano di gestione ed il rendiconto consuntivo dell'anno finanziario trascorso;
  6. tiene la contabilità del Fondo di Solidarietà tra i senatori e fornisce gli elementi per preparare il rendiconto consuntivo annuale e quello di fine legislatura;
  7. predispone i provvedimenti di variazioni al bilancio interno e di utilizzazione dei fondi di riserva;
  8. vigila sulla tenuta degli inventari;
  9. vigila sui servizi di cassa e sui fondi affidati e compie le verifiche necessarie per accertare la regolarità della gestione finanziaria e patrimoniale.

Art. 62

Certificazioni e dichiarazioni in materia fiscale e tributaria

1. Il Segretario Generale, quale rappresentante legale dell'Amministrazione, può delegare la sottoscrizione delle certificazioni e delle dichiarazioni in materia fiscale e contributiva ad un Consigliere del Servizio di Ragioneria.

Art. 63

Funzioni di controllo

1. Il Servizio di Ragioneria esercita le seguenti funzioni di controllo:

  1. verifica della legittimità di tutti gli atti concernenti le entrate e le spese del Senato e della copertura finanziaria degli atti di spesa;
  2. verifica dell'esattezza delle procedure contabili seguite nonché delle imputazioni delle entrate e delle spese nei diversi articoli del bilancio;
  3. verifica della corrispondenza tra le diverse scritture contabili;
  4. elaborazione di bilanci di verificazione che, con cadenze semestrali, dimostrino l'andamento delle entrate e delle spese.

Art. 64

Verifica di legittimità degli atti di spesa

1. Le proposte di autorizzazione delle spese sono sottoposte a preventiva verifica di legittimità ai sensi dell'articolo 15. Sono parimenti soggetti a verifica di legittimità i provvedimenti di liquidazione e ogni altro dispositivo di spesa.

2. La verifica di legittimità è effettuata in forma successiva sui rendiconti contabili e nei casi espressamente previsti dal presente Regolamento.

3. Qualora la verifica ne accerti l'irregolarità, l'atto, accompagnato da una relazione motivata, è restituito al Servizio che lo ha istruito.

Art. 65

Verifiche contabili su entrate e spese

1. I titoli di introito e quelli di spesa sono verificati e vistati, per quanto attiene alla regolarità della loro compilazione ed imputazione nei relativi capitoli del bilancio, prima di essere firmati e trasmessi al Cassiere.

2. Dopo la riscossione del titolo di introito ed il pagamento del titolo di spesa da parte del Cassiere e la trasmissione al Servizio di Ragioneria, il medesimo Servizio procede al controllo delle operazioni effettuate, prima di provvedere alla registrazione della esitazione del titolo ed alla sua archiviazione.

Art. 66

Bilanci di verificazione

1. Ogni semestre il Servizio di Ragioneria redige, sulla scorta delle scritture contabili relative alle entrate e alle spese del Senato, nonché alle entrate e spese del Fondo di Solidarietà tra i senatori e del Fondo di Previdenza per il personale, tre distinti bilanci di verificazione.

2. I bilanci di verificazione sono conservati fino alla approvazione del rendiconto dell'esercizio al quale si riferiscono.

3. Eventuali osservazioni e rilievi sono portati a conoscenza del Segretario Generale e dei senatori Questori.

Art. 67

Altre verifiche contabili

1. Periodicamente e senza preavviso il Servizio di Ragioneria dispone verifiche di cassa presso il Cassiere, presso gli agenti contabili consegnatari della Cassa sussidiaria e presso gli affidatari, a qualsiasi titolo, di fondi del Senato. Delle verifiche viene redatto verbale.

2. Il Servizio di Ragioneria, sulla base dei risultati della verifica di cassa, formula per iscritto eventuali osservazioni e rilievi. Nel caso di irregolarità tali da configurare ipotesi di responsabilità per dolo o colpa grave deve esserne fatto rapporto al Segretario Generale per le determinazioni di sua competenza.

Titolo V
NORME FINALI

Art. 68

Collegio dei Questori

1. Le materie attribuite alla competenza collegiale dei senatori Questori sono trattate in Collegio. Per la trattazione delle questioni che i senatori Questori debbano sottoporre al Consiglio di Presidenza e che abbiano particolare rilevanza, può intervenire il Presidente del Senato o il suo vicario nel caso di assenza o impedimento.

2. Delle sedute viene redatto verbale.

3. Alle sedute del Collegio partecipano il Segretario Generale o un Vice Segretario Generale da lui designato; partecipano altresì, per la trattazione delle questioni aventi effetti finanziari o patrimoniali, il Consigliere parlamentare incaricato della direzione del Servizio di Ragioneria, nonché, per le materie di rispettiva competenza, i Direttori di Servizio o i Capi degli Uffici interessati.

Art. 69

Norme in materia di tutela della salute e della sicurezza, sui luoghi di lavoro

1. Il Collegio dei senatori Questori è competente ad adottare misure amministrative ed organizzative per l'applicazione in Senato delle norme in materia di tutela della salute e della sicurezza sui luoghi di lavoro di cui ai decreti legislativi 19 settembre 1994, n. 626, 19 marzo 1996, n. 242 e successive modificazioni. Conseguentemente, al Collegio di senatori Questori, in stretto rapporto con il Segretario Generale, competono funzioni di indirizzo in ordine alla programmazione, alla gestione e all'organizzazione dell'attività degli Uffici del Senato. A tal fine il Collegio impartisce ai responsabili dei Servizi e degli Uffici dell'Amministrazione le disposizioni ritenute più opportune, della cui osservanza gli stessi rispondono al Segretario Generale.

Art. 70

Norme in materia di autorizzazione di spesa deliberate dal Comitato per la sicurezza

1. Per interventi specifici di sicurezza in materia di salvaguardia delle sedi del Senato il Comitato per la sicurezza del Senato della Repubblica può disporre spese in deroga a quanto previsto all'articolo 16.

Art. 71

Commissioni bicamerali

1. Salvo che non sia diversamente stabilito, le norme del presente Regolamento si applicano, in quanto compatibili con le peculiari forme di autonomia contabile ad esse eventualmente riconosciute dalle leggi che le concernono, anche alle spese delle Commissioni bicamerali.

Art. 72

Rivalutazione monetaria

1. Ogni tre anni si provvede, con decreto del Presidente del Senato, alla revisione degli importi indicati nel presente Regolamento, applicando la percentuale di variazione del costo della vita rilevato dall'ISTAT su base annua con arrotondamento alle migliaia di euro.

Art. 73

Entrata in vigore

1. Il presente Regolamento entra in vigore il 1º giugno 2006.


1Articolo modificato, a decorrere dal 10 maggio 2017, con deliberazione del Consiglio di Presidenza n. 108 del 10 maggio 2017.

2Articolo modificato, a decorrere dal 15 dicembre 2016, con delibera del Collegio dei Senatori Questori n. 354/XVII del 15 dicembre 2016 su delega del Consiglio di Presidenza adottata con deliberazione n. 87 del 28 giugno 2016.

3Articolo modificato, a decorrere dal 15 dicembre 2016, con delibera del Collegio dei Senatori Questori n. 354/XVII del 15 dicembre 2016 su delega del Consiglio di Presidenza adottata con deliberazione n. 87 del 28 giugno 2016.

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